Актуально на : с 1 января 2026 года в России полностью завершён переходный период по электронным трудовым книжкам (ЭТК). Теперь цифровой формат стал единственным обязательным способом учёта трудовой деятельности, а бумажные трудовые книжки можно вести только по дополнительному письменному запросу сотрудника. Что это значит для дистанционных сотрудников, разбираемся ниже.
Какой формат трудовой книжки обязателен для дистанционника
С :
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной и обязательный документ, в котором работодатель фиксирует весь стаж, переводы, увольнения и награды.
- Бумажная трудовая книжка продолжает существовать, но только по заявлению самого работника. Если такого заявления нет, вести бумажный экземпляр работодатель не обязан и не имеет права требовать его предъявления.
Пошаговый алгоритм: что делать работодателю при приёме дистанционного работника
- Проверка наличия ЭТК
Через сервис «Работа в России» или СМЭВ-запрос в ПФР убедитесь, что у кандидата уже создана электронная трудовая книжка. - Оформление приёма
Издаётся приказ (форма T-1 или собственный бланк), который подписывается электронной подписью (ЭЦП) и направляется сотруднику по e-mail или через личный кабинет HR-системы. - Внесение записи в ЭТК
В течение 5 рабочих дней сведения о приёме передаются в ПФР через информационную систему «ФГИС «ЭТК». - Уведомление работника
Работник получает уведомление в личный кабинет на Госуслугах, а также копию приказа по защищённому каналу связи.
Возможные ситуации и решения
Ситуация 1: сотрудник впервые устраивается на работу
Если это первое официальное трудоустройство, то:
- буймажного экземпляра у человека нет;
- в ПФР автоматически создаётся новая ЭТК;
- ничего дополнительно подавать не требуется.
Ситуация 2: у сотрудника есть старая бумажная трудовая книжка, но он не хочет её «закрывать»
- Работодатель обязан продолжить вести бумажный документ только при наличии письменного заявления.
- Дублирующие записи в ЭТК и бумаге не делаются: информация заносится только в ЭТК, а в бумажной книжке ставится штамп «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде».
Ситуация 3: сотрудник работает на удалёнке из другого региона
География значения не имеет. Главное:
- Наличие у работодателя и работника усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
- Доступ к защищённым каналам связи (e-mail с шифрованием, EDI-системы, личные кабинеты).
- Интеграция кадровой системы с ФГИС «ЭТК».
Как работник может посмотреть свою ЭТК дистанционно
Для проверки записей достаточно:
- авторизоваться на Госуслугах;
- перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы → Электронная трудовая книжка»;
- скачать PDF-выписку c QR-кодом или направить её работодателю при трудоустройстве в другую компанию.
Штрафы и риски
| Нарушение | Размер штрафа (КоАП РФ) |
|---|---|
| Не внесение сведений в ЭТК в течение 5 дней | от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо |
| Отказ вести ЭТК без письменного заявления о бумаге | от 30 000 до 50 000 руб. на организацию |
| Распространение персональных данных без ЭЦП | от 50 000 до 300 000 руб. (ст. 13.11 КоАП) |
Практические советы кадровику и дистанционному работнику
Кадровику:
- Настройте автоматическую выгрузку приказов из HR-системы в ФГИС «ЭТК» через API ПФР.
- Сохраняйте скриншоты/файлы с ЭЦП всех документов не менее 75 лет.
- Раз в год (до 31 марта) проводите «сверку стажей» через сервис ПФР и уведомляйте сотрудников.
Дистанционному работнику:
- Если хотите сохранить бумажную книжку — подайте заявление в свободной форме до .
- Каждый раз при увольнении запрашивайте у работодателя XML-файл записи из ЭТК для личного архива.
- Не пересылайте сканы паспорта и СНИЛС по обычному e-mail — используйте защищённые каналы.
В 2026 году трудовая книжка дистанционного работника обязательно ведётся, но только в электронном виде. Бумажный экземпляр сохраняется исключительно по воле самого сотрудника. Главное — соблюдать сроки внесения записей, использовать ЭЦП и защищённые каналы обмена документами. Тогда ни работодатель, ни дистанционник не столкнутся со штрафами и потерей трудового стажа.