Дата актуализации: г.
Трудовая книжка (или её электронный эквивалент — ЭТК) является официальным документом, фиксирующим трудовую историю работника. Однако законодательство РФ предусматривает ряд ситуаций, когда бумажная трудовая книжка не выдаётся и не ведётся. В статье подробно рассматриваются все такие случаи, приводятся ссылки на нормативные акты и даются практические рекомендации для работодателей и работников.
Правовая база
Основными нормативными документами, регулирующими порядок ведения трудовой книжки, являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 62‑68.
- Постановление Правительства РФ от № 785 «Об электронных трудовых книжках».
- Приказ Минтруда России от № 578н «Об утверждении формы и порядка заполнения электронной трудовой книжки».
Основные случаи, когда бумажная трудовая книжка не выдаётся
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. С этого момента:
- Работники, подавшие заявление о переходе на ЭТК, получают только электронный документ.
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, одновременно могут использоваться оба формата (бумажный + ЭТК) до полного перехода.
- Работодатель обязан вести запись в ЭТК через специальный портал Госуслуги и сохранять подтверждающие документы в электронном виде.
Сотрудники, не подпадающие под действие ТК РФ
Трудовая книжка не ведётся для лиц, отношения с которыми регулируются иными законами:
- Гражданско‑правовые договоры (например, договор подряда, договор оказания услуг). Такие отношения оформляются актами выполненных работ, а не трудовыми книжками.
- Самозанятые и индивидуальные предприниматели. Их трудовая деятельность фиксируется в налоговых декларациях, а не в трудовой книжке.
- Военнослужащие и сотрудники органов безопасности, у которых ведётся специальный служебный список.
Стажировка, практики и обучение
Для студентов и выпускников, проходящих производственную практику, стажировку или обучение в рамках образовательных программ, трудовая книжка не ведётся, если:
- Стажировка не является оплачиваемой работой и не оформлена трудовым договором.
- Стажёр подписал отдельный договор о стажировке, который не предусматривает запись в трудовую книжку;
Однако, если стажёр получает заработную плату и трудовой договор (по статье 62 ТК РФ), запись в трудовую книжку обязательна.
Временные и сезонные работы
В некоторых случаях работодатели могут оформить временные работы (например, сезонный сбор урожая) без выдачи трудовой книжки, если:
- Срок работы не превышает 30 календарных дней, а трудовые отношения оформлены как «временный труд» с использованием постоянного временного работника (см. ст. 65 ТК РФ).
- Работник и работодатель заключили договор о выполнении разового задания, а не трудовой договор.
Совместительство и работа на нескольких работодателей
Если работник совмещает несколько работ, каждый из работодателей обязан вести запись в отдельной трудовой книжке только в том случае, если у работника есть бумажная книжка. При использовании ЭТК запись производится в единой электронной системе, и отдельные бумажные книжки не выдаются.
Отказ работника от бумажного варианта
Согласно пункту 5 статьи 65 ТК РФ, работник имеет право отказаться от получения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный вариант. В этом случае работодатель обязан:
- Составить заявление работника об отказе от бумажной книжки.
- Внести запись в ЭТК и уведомить сотрудника о переходе.
Специальные категории работников, для которых трудовая книжка не обязательна
Инвалиды, получающие реабилитационные услуги
Для инвалидов, работающих по реабилитационным программам, запись в трудовую книжку может вестись в отдельном реабилитационном журнале, а не в традиционной трудовой книжке.
Работники, нанятые по договорам аренды (lease‑back)
В случае аренды оборудования или имущества с привлечением персонала, трудовые отношения регулируются договором аренды, а не трудовым договором, поэтому трудовая книжка не ведётся.
Специалисты, работающие в рамках международных проектов
Если работник привлекается к выполнению международного проекта в статусе внешнего подрядчика, запись в трудовую книжку может быть заменена сертификатом о выполнении проекта, оформленным в соответствии с международными стандартами.
Как правильно оформить отсутствие трудовой книжки
Оформление заявления работника
Работодатель должен получить от работника письменное заявление:
"Я, ______________ (ФИО), прошу не выдавать мне бумажную трудовую книжку и перейти на электронный вариант (ЭТК)."
Внесение записи в ЭТК
Запись производится в электронном реестре через портал Госуслуги или специализированную систему работодателя. Требуется указать:
- Дату начала работы.
- Наименование организации.
- Должность и условия труда.
- Основание для отказа от бумажного варианта.
Сохранение подтверждающих документов
Все договоры, приказы о приёме и увольнении, а также справки о стаже необходимо сохранять в электронном виде не менее 5 лет (срок, установленный ТК РФ).
Что делать, если трудовая книжка была выдана ошибочно
В случае ошибочного выдачи бумажной книжки работнику, который отказался от неё, необходимо:
- Собрать подписи обеих сторон о возврате книжки.
- Составить акт возврата и закрыть бумажный документ.
- Обновить запись в ЭТК, указав, что бумажный вариант закрыт.
- Сохранить копию акта в электронном архиве.
С 2026 г. большинство работодателей в России перешли на электронные трудовые книжки, и случаи, когда бумажная книжка не ведётся, стали более разнообразными. Основные причины отсутствия трудовой книжки включают переход на ЭТК, работу по гражданско‑правовым договорам, стажировки без оплаты, сезонные и временные работы, а также отказ работника от бумажного варианта. Правильное оформление и документирование этих ситуаций помогает избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений.
Рекомендация работодателям: регулярно проверяйте актуальность своих внутренних инструкций в соответствии с изменениями ТК РФ и постановлениями Минтруда, а также обучайте персонал работе с ЭТК через официальные обучающие платформы.