Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим стаж, даже в эпоху цифровизации․ С 01 января 2021 года в России началось массовое внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажный формат не исчез полностью․ Ниже, подробный разбор того, кому в 2026 году нужна бумажная трудовая книжка, кому достаточно ЭТК, а также какие правила ведения и хранения действуют сегодня․
Кому обязательно вести трудовую книжку в 2026 году
- Все работодатели-юрлица и ИП обязаны вести трудовую книжку (в электронном или бумажном виде) на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для него основной (ст․ 66 ТК РФ)․
- Исключения, работодатели-физлица, не являющиеся ИП․
Кто уже на ЭТК, а кто может остаться на бумаге
- Работники, впервые устроившиеся после , автоматически получают ЭТК․ Бумажную книжку им не оформляют․
- Работники, трудившиеся до 2021 года, могли:
- оставить бумажный формат, подав заявление работодателю до ;
- перейти на ЭТК в любой момент, подав заявление о переходе․
- Новые работники в 2026 году, если они уже имеют бумажную книжку, могут:
- продолжить её вести на бумаге (если ранее не подавали заявление о переходе на ЭТК);
- перейти на ЭТК, подав заявление работодателю․
Порядок ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году
Основные нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ, статья 66․
- Постановление Правительства РФ от № 1250 — общие правила ведения и хранения․
- Приказ Минтруда РФ от № 320н — порядок заполнения, учёта и выдачи․
Кто отвечает за ведение
Ответственность несёт работодатель․ В организации назначают уполномоченное лицо (кадровика или специалиста отдела кадров), которое:
- принимает на хранение бумажные трудовые книжки при приёме на работу;
- вносит записи о приёме, переводах, увольнении;
- хранит книжки в сейфе или металлическом шкафу до момента выдачи работнику при увольнении;
- передаёт книжку работнику под роспись не позднее трёх рабочих дней со дня увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․
Электронный формат: как работает
Для ЭТК работодатель подключается к информационной системе ПФР (ГИС «Электронная трудовая книжка»)․ Все сведения формируются в реальном времени:
- приём — делается запись в СЗВ-ТД;
- увольнение — формируется СЗВ-ТД-УВ․
Работник через личный кабинет ПФР или мобильное приложение «Госуслуги» может проверить свою трудовую биографию․
Штрафы и риски при нарушениях
| Нарушение | Штраф (КоАП РФ, ч․ 1 ст․ 5․27) |
|---|---|
| Отсутствие трудовой книжки при приёме свыше 5 дней (основное место работы) | от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц от 30 000 до 50 000 руб․ для юрлиц |
| Не выдана при увольнении | от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц от 30 000 до 50 000 руб․ для юрлиц |
| Неверные записи или отсутствие ЭТК для «новых» работников | от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц от 30 000 до 50 000 руб․ для юрлиц |
Чек-лист кадрового специалиста на 2026 год
- Убедитесь, что в организации есть приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек․
- При приёме нового сотрудника:
- если он впервые устроился после → оформляете только ЭТК;
- если у него есть бумажная книжка → спрашиваете, хочет ли он остаться на бумаге или перейти на ЭТК;
- если захотел остаться на бумаге → принимаете книжку на хранение, вносите записи вручную․
- Храните бумажные книжки в сейфе, ведите журнал учёта (форма № Т-54)․
- Не позднее трёх рабочих дней после увольнения выдавайте книжку под роспись․
- Ежеквартально проверяйте в ГИС «ЭТК» корректность сведений по всем сотрудникам․
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли брать заявление о выборе формы трудовой книжки у новых работников в 2026 году?
Ответ: Нет․ С 2021 года все впервые трудоустроенные автоматически переходят на ЭТК․ Заявление о сохранении бумажного формата подают только тем, у кого уже есть бумажная книжка и кто не подавал ранее заявление о переходе на ЭТК․
Вопрос: У ИП есть обязанность вести трудовую книжку?
Ответ: Да, если ИП нанимает работников на основную работу свыше пяти дней․
Вопрос: Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата․
- Работодатель запрашивает сведения о стаже в ПФР․
- Оформляется дубликат по форме № Т-2 с пометкой «Дубликат»․
В 2026 году трудовая книжка ведётся на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней, если работа является для них основной․ Большинство уже используют электронный формат, но бумажная книжка возможна для тех, кто сохранил право выбора․ Главное — строго соблюдать сроки, порядок заполнения и требования к хранению, чтобы избежать штрафов и судебных споров․
Актуально на 23 апреля 2026 года․ Проверяйте изменения законодательства через КонсультантПлюс или Гарант․