Каждый человек, устраивающийся на работу, автоматически становится «героем» личного дела, того самого официального файла, где фиксируются все вехи его трудовой биографии. Но чтобы это дело не превратилось в «тёмную» комнату без правил, нужно знать, как, сколько и зачем хранить документы, не нарушая закон. Ниже — подробный гид по всем аспектам ведения личного дела в 2026 году.

Понятие и правовая основа личного дела

Личное дело — это комплект документов, отражающих:

• приём на работу;
• переводы, продвижение, поощрения;
• дисциплинарные взыскания;
• увольнение и иные ключевые события.

Основные источники права:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 87) — общие требования к кадровому делопроизводству.
2. Указ Президента РФ от № 640 — правила ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности.
3. Приказ МВД России от № 800 (последняя редакция 2025 г.) — примерный состав и структура личного дела для силовых структур (может быть адаптирован гражданскими организациями).
4. Локальные акты: «Положение о ведении личных дел», утверждённое руководителем компании, и «Инструкция по делопроизводству».

Обязательно ли вести личное дело в 2026 году?

Нет, если вы не государственное учреждение.
Федеральное законодательство не обязывает частного работодателя заводить личное дело на каждого сотрудника. Однако:

• для государственных и муниципальных служащих, обязательно;
• для военнослужащих, сотрудников МВД, ФСИН, Росгвардии — обязательно;
• для остальных категорий требования могут быть прописаны во внутренних регламентах.

Практика: большинство крупных компаний всё же ведёт личные дела как единый централизованный источник кадровой информации.

Структура личного дела (рекомендованный образец 2026)

Шесть обязательных разделов по Приказу МВД № 800 (можно адаптировать):

Раздел 1. Титульный лист и анкетные данные

• Ф. И. О., дата и место рождения;
• паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
• фотография 3×4 см не позднее 6 мес. давности;
• контакты: телефон, e-mail, адрес регистрации и проживания.

Раздел 2. Документы о приёме на работу

• трудовой договор и дополнительные соглашения;
• приказ о приёме (форма Т-1) или справка о замещении государственной должности;
• заявление о приёме на работу;
• должностная инструкция с подписью сотрудника.

Раздел 3. Документы о движении по службе

• приказы о переводах, награждении, поощрении;
• аттестационные листы и протоколы;
• повышение квалификации, сертификаты, дипломы.

Раздел 4. Дисциплинарные и материальные документы

• объяснительные записки;
• приказы о дисциплинарном взыскании или премии;
• акт о невыполнении норм (если есть).

Раздел 5. Сведения о доходах и имуществе (только для гос. служащих)

• декларации о доходах, расходах, обязательствах имущественного характера;
• справки об открытых счетах в банках (по запросу контролирующих органов).

Раздел 6. Заключительные документы

• приказ об увольнении (форма Т-8);
• расчётная ведомость, справка 2-НДФЛ;
• личный листок по учёту кадров (форма Т-2) с отметкой об увольнении.

Правила оформления и оформительские требования

Сроки хранения и утилизация

Определяются перечнем типовых управленческих документов, утверждённым Росархивом (приказ Минкультуры № 236/2020):

• 75 лет — личные дела государственных служащих и приравненных лиц;
• 50 лет — личные дела работников организаций с повышенной опасностью (атомная, горная, химическая отрасли);
• 50 лет — военные и приравненные к ним категории;
• 10 лет — личные дела обычных коммерческих сотрудников (если в локальном акте не установлено иное).

После окончания срока документы передаются на экспертизу ценности. Если историко-культурная ценность отсутствует — уничтожаются по акту с дальнейшим заполнением журнала утилизации.

Защита персональных данных: главные «красные линии»

Закон 152-ФЗ «О персональных данных» требует:

1. Письменное согласие сотрудника на обработку ПДн (подпись в трудовом договоре или отдельное приложение).
2. Ограничение доступа: личное дело хранится в сейфе или металлическом шкафу с кодовым замком; выдача документов фиксируется в журнале.
3. Минимизация: не собирать сведения, которые не нужны для исполнения трудовой функции (например, данные о религии, политических взглядах).
4. Электронная защита: шифрование при хранении в HR-системе, двухфакторная авторизация.

Пошаговая инструкция: как завести личное дело новому HR-специалисту

1. Создайте локальный акт. Утвердите «Положение о личных делах работников» приказом руководителя. Включите: цель, категории сотрудников, ответственных лиц, сроки хранения.
2. Заведите шаблон. Скачайте