В 2024–2025 гг. правила учёта путевых листов претерпели ряд изменений. Ключевое нововведение: журнал учёта движения путевых листов стал необязательным элементом первичной документации. Однако большинство транспортных предприятий по-прежнему ведут его как внутреннюю оперативку: это упрощает контроль‚ позволяет быстро находить нужный путевой лист (ПЛ) и защищает от претензий контролёров. Ниже вы найдёте:

• актуальную форму журнала (форма 8);
• пошаговый порядок заполнения;
• образец-2025;
• ответы на самые частые вопросы.

Нормативная база

Основной документ, Приказ Минтранса РФ № 368 от ‚ действующий до . Поправки 2025 года (Минтранс № ___ от ) подтвердили‚ что:

1. Форма 8 (ОКУД 0345008) остаётся типовой‚ но обязателен только для бумажного ПЛ.
2. При полном электронном документообороте журнал можно не вести‚ если программа формирует регистрационный журнал автоматически.
3. Унифицированный бланк может вестись в Excel‚ PDF или в специализированном сервисе (1С-Транспорт‚ СБИС‚ «Диадок» и др.).

Когда и кому вести журнал

Заготовка бланка журнала учета путевых листов (форма

Ниже приведён минимально необходимый набор граф. Для скачивания готовых шаблонов используйте ссылки:

• Скачать пустой бланк (.xlsx)
• Скачать образец заполнения (.pdf)

3.1 Титульный лист журнала

 ЖУРНАЛ
 учета движения путевых листов
 № _______

 организация (ИП) __________________________________
 структурное подразделение _________________________
 период с «___» ______ 20__ г. по «___» ______ 20__ г.
 ответственное лицо __________________________________
 телефон ___________________ подпись _________________

3.2 Регистрационная часть (внутренние развороты)

Общее количество строк — 50 или 100 (по выбору организации)‚ после чего открывается новый журнал с новой нумерацией.

Пошаговая инструкция по заполнению журнала

Шаг 1. Подготовка титульного листа

• Пропишите полное наименование юр. лица или ИП без сокращений.
• Укажите период: чаще всего — календарный месяц или квартал.
• Подпись ответственного лица ставится до начала использования журнала.

Шаг 2. Регистрация выдачи ПЛ

1. В графе 1 проставьте порядковый номер записи (1‚ 2‚ 3…).
2. В графе 2 — дату фактической выдачи листа водителю.
3. В графе 3, номер ПЛ (совпадает с номером бланка).
4. В графе 4 — Ф. И. О. водителя полностью.
5. В графе 5 — государственный регистрационный знак автомобиля.
6. В графе 6 распишитесь (ФИО + должность) и впишите время выдачи.

Шаг 3; Сдача в бухгалтерию

• Водитель по возвращении в гараж ставит дату сдачи в графу 7.
• Бухгалтер после проверки заполняет графу 8 и ставит личную подпись.
• Графа 9 заполняется по необходимости: «задержка 2 часа»‚ «сгорел ПЛ № …» и т.д.

Образец заполнения (фрагмент)

Часто задаваемые вопросы

6.1 Можно ли вести журнал в Excel-файле?

Да. Главное — чтобы были все предусмотренные графы и защита от несанкционированного редактирования (пароль на лист‚ версионность).

6;2 Как быть‚ если водитель потерял ПЛ?

1. Составьте акт о недостаче.
2. В журнале в графе «Примечание» укажите: «ПЛ № ___ утерян‚ акт № ___ от ___».
3. Выдайте дубликат с новым номером‚ в журнале — новая строка.

6.3 Как долго хранить журнал?

По общим правилам учёта первичных документов, 5 лет (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Для транспортных перевозок — не менее 3 лет со дня окончания рейса.

6.4 Что измениться с 1 марта 2029 г.?

По данным Минтранса‚ форма 8 перейдёт в статус «рекомендованной»; окончательное решение будет зависеть от перехода всех участников на электронные ПЛ.

Журнал регистрации путевых листов — простой и эффективный инструмент контроля. Даже если вы используете электронные ПЛ‚ ведение формы 8 помогает:

• быстро находить «залежавшиеся» ПЛ;
• отслеживать движение документов;
• подтверждать добросовестность в случае проверок ФНС‚ ГИБДД‚ Ространснадзора.

Скачайте свежий шаблон-2025 по ссылкам выше и начинайте новый учётный период без ошибок!