Каждое предприятие, будь то производственная компания, оптовый склад или розничный магазин, рано или поздно сталкивается с одной и той же задачей: необходимо точно знать, в каком количестве и где находятся материалы, товары и полуфабрикаты. Именно этим занимается складской учет материалов.
Что такое складской учет материалов?
Складской учет — это система количественного и стоимостного контроля движения материальных ценностей на складе: их поступления, перемещения, отпуска и списания. Он позволяет в любой момент времени ответить на два ключевых вопроса:
- Сколько материалов есть в наличии?
- Где именно они находятся?
Складской учет материалов ведется в первичных документах
Независимо от выбранного метода (бумажный журнал, Excel или специализированное ПО) учет всегда опирается на локальный нормативный акт — учетную политику. Именно она определяет:
- какие первичные документы применяются;
- в какие сроки и кем они оформляются;
- как хранятся и архивируются бумаги.
Основные документы складского учета
При поступлении материалов
- Товарная накладная (ТОРГ-12) — подтверждает факт поставки от поставщика.
- Приходный ордер (форма М-4) — фиксирует оприходование товаров на склад.
- Акт о приемке (ТОРГ-1 или М-7) — используется при расхождениях по количеству или качеству.
- Товарный ярлык (ТОРГ-11) — крепится к каждой партии, облегчая дальнейший поиск.
Во время хранения
- Карточка складского учета (форма М-17), «паспорт» каждой номенклатурной позиции. Ведется в течение календарного года.
- Партионная карта (МХ-10) — учет по партиям (серийным номерам, датам производства).
При отпуске/расходе
- Требование-накладная (М-11) — оформляет выдачу материалов со склада в производство.
- Накладная на внутреннее перемещение (М-15) — при перемещении между складами или цехами.
- Акт на списание — при браке, порче или утрате.
Методы складского учета материалов
Сортовой (количественный)
Подходит, когда материалы нельзя идентифицировать поштучно: песок, щебень, технические жидкости. На складе числится:
- 10 тонн щебня;
- 20 тонн песка;
- 500 литров масла.
Плюсы: простота, экономия места. Минусы: невозможно точно определить себестоимость конкретной партии.
Номенклатурный (поштучный)
Каждая единица имеет уникальный код/серийный номер; Используется в:
- оптовой и розничной торговле;
- производстве с высокой стоимостью единицы продукции.
Партионный
Учет ведется по партиям. Позволяет точно знать, когда и по какой цене поступили конкретные материалы. Эффективен при работе с товарами с ограниченным сроком годности.
Автоматизация складского учета
Ручное ведение на бумаге или в Excel устарело и чревато ошибками. Современные решения позволяют:
- сканировать штрих-коды и QR-коды;
- отслеживать остатки в режиме реального времени;
- сводить данные о приходе, расходе и остатках в едином информационном поле;
- быстро проводить инвентаризации.
Популярные программы для складского учета
| Название | Плюсы | Для кого |
|---|---|---|
| 1С:Склад/1С:ERP | Глубокая интеграция с бухгалтерией и управлением предприятием | Крупные и средние компании |
| МойСклад | Облачный сервис, работа через браузер или мобильное приложение | Малый и средний бизнес |
| YClients Склад | Простота интерфейса, онлайн-остатки | Розница, салоны, кафе |
Пошаговая схема организации складского учета
- Утвердите учетную политику — локальный акт, где прописаны документы, методы и ответственные лица.
- Назначьте материально ответственное лицо (МОЛ), сотрудник, который подписывает все приходные и расходные документы.
- Разметьте склад по ячейкам — каждой позиции присвойте адрес (стеллаж-полка-место).
- Введите штрих-кодирование или RFID-метки — ускоряет приемку и отпуск.
- Выберите программу и обучите персонал.
- Проводите регулярные инвентаризации — полную (раз в год) и частичную (ежемесячно по ABC-анализу).
Частые ошибки и как их избежать
- Нет единого стандарта кодировки товаров → создайте единый справочник номенклатуры.
- Разные сотрудники вносят одни и те же данные → внедрите разграничение прав доступа.
- Данные в Excel не синхронизируются → переходите на облачные решения.
- Игнорируются внутренние перемещения → оформляйте каждое перемещение документом М-15.
Складской учет материалов ведется в первичных документах и современных программных решениях. Главное — выбрать подходящий метод (сортовой, номенклатурный или партионный), утвердить учетную политику и обеспечить ежедневное, точное и своевременное отражение всех операций. Тогда склад перестанет быть «черным ящиком», а превратится в прозрачный и управляемый актив компании.