В 2026 году требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» к порядку передачи дел при смене ответственного лица ужесточены. Штрафы за нарушение процедуры приёма-передачи документации по ПДн достигают 15 000 000 рублей. Ниже — подробный алгоритм, который позволит организации и новому сотруднику избежать рисков.
Кто обязан принять документацию
Ответственным за организацию работы с персональными данными может быть:
- специально назначенный сотрудник (специалист по защите информации);
- руководитель ИТ-отдела;
- кадровик, если в его функции включён контроль за кадровыми ПДн;
- внешний аутсорсер — в этом случае подписывается дополнительное соглашение.
Законодательный срок приёма документации
Документы, подтверждающие передачу ПДн, должны быть переданы в течение 45 календарных дней (п. 3.1 Постановления Правительства РФ № 687 от ). Для органов внутренних дел действует отдельный Приказ МВД № 170 от (ред. ), который также указывает 45-дневный срок.
Что именно принимает новый сотрудник
| Категория | Документы | Важность |
|---|---|---|
| Регламентные |
| обязательно |
| Реестровые |
| обязательно |
| Идентификационные |
| обязательно |
| Технические |
| при наличии |
Пошаговый алгоритт приёма-передачи
Шаг 1. Издаём приказ о назначении нового ответственного
Форма:
«ПРИКАЗ
№ ___ от «___» ________ 2026 г.
О назначении ответственного за обработку персональных данных
1. Назначить Иванова И.И. ответственным за организацию обработки персональных данных.
2. Возложить на Иванова И.И. обязанности по приёму документов с предыдущего ответственного в срок до «__» ______ 2026 г.
3. Считать предыдущего ответственного Петрова П.П. сложившим полномочия с «__» ______ 2026 г.»
Шаг 2. Подписываем акт приёма-передачи
Акт составляется в двух экземплярах и должен содержать:
- Перечень всех переданных документов.
- Количество экземпляров (бумажных и электронных).
- Инвентарные номера носителей.
- Замечания о состоянии документов.
- Подписи сторон и дату.
Шаг 3. Оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору
Если ответственный назначается из числа действующих сотрудников, подписывается допсоглашение, где прописываются:
- объём обязанностей;
- срок действия;
- меры материальной ответственности.
Особые случаи
Переход на аутсорс оператора
Если обязанности переданы внешнему оператору, наряду с актом приёма-передачи подписывается:
- Договор о перепоручении обработки ПДн (ст. 6.1 152-ФЗ).
- Уведомление Роскомнадзора о перепоручении (в течение 3 раб. дней).
Уничтожение устаревших ПДн
Если при передаче обнаружены носители с ПДн, срок хранения которых истёк, оформляется Акт об уничтожении персональных данных по форме из Методических рекомендаций Роскомнадзора (утв. ).
Контрольные даты календаря 2026
| Событие | Срок | Ответственный |
|---|---|---|
| Приказ о назначении | день увольнения предыдущего ответственного | Руководитель |
| Передача документов | в течение 45 кал. дней | старый → новый ответственный |
| Уведомление РКН | в течение 10 раб. дней после завершения | новый ответственный |
| Инвентаризация ИСПДн | раз в год, до 15 марта | новый ответственный |
Краткий чек-лист для нового ответственного
- ✓ Получил приказ/допсоглашение.
- ✓ Подписал акт приёма-передачи.
- ✓ Ознакомился с политикой обработки ПДн и подписал лист ознакомления.
- ✓ Проверил актуальность реестра ИСПДн.
- ✓ Убедился в наличии актов уничтожения устаревших ПДн.
- ✓ Сформировал план проверок на 2026 г.
Важно: при нарушении 45-дневного срока или несоответствии форме актов Роскомнадзор может применить штраф до 500 000 руб. к должностному лицу и до 15 000 000 руб. к юрлицу (ст. 13.11 КоАП РФ).
Используйте готовые шаблоны документов и калькулятор сроков хранения ПДн из системы ELMA365 КЭДО — это снизит риск ошибок и ускорит процесс передачи дел.