Общие сведения о форме КО-5

Форма КО-5 — это унифицированный регистр первичного учёта‚ утверждённый Постановлением Госкомстата РФ от № 88 (ред. ). ОКУД регистра — 0310005. Книга применяется для оперативного контроля за движением наличных денег между старшим кассиром и подотчётными лицами (кассирами‚ раздатчиками‚ инкассаторами).

Кто обязан вести форму КО-5

• Все организации‚ в которых есть касса и работает более одного кассира или раздатчика наличных.
• ИП с наёмными работниками‚ если кассовые операции выполняют несколько лиц.
• Учреждения бюджетной сферы‚ имеющие раздельные должности «старший кассир» и «кассир».

Ключевые случаи‚ когда открывается книга КО-5

Ежедневные операции внутри одной смены

В момент начала рабочего дня старший кассир выдаёт другим кассирам деньги под отчёт (выдача зарплаты‚ путёвок‚ выдача наличных под отчёт).
Каждая такая операция оформляеться в КО-5.

Передача остатков между сменами

Если за смену деньги не выданы полностью‚ остаток возвращается старшему кассиру. Факт возврата также фиксируется в КО-5.

Смена кассира или выездная инкассация

При смене кассира или выездной инкассации вся наличность сдаётся старшему кассиру и снова выдаётся новому кассиру. Эти операции обязательно отражаются в книге.

Графы‚ которые заполняются

1. Дата и номер строки.
2. Остаток наличных у кассира на начало дня.
3. Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью).
4. Подпись кассира о получении.
5. Получено за день по приходным операциям.
6. Сдано кассиром старшему кассиру (остаток/выручка).

Когда вести книгу НЕ требуется

• Если в организации всего один кассир и все операции ведёт он сам (достаточно кассовой книги КО-4).
• При полностью безналичных расчётах (касса не используется).
• ИП без найма кассиров‚ ведущий кассовые операции лично.

Сроки и правила хранения

Книга учёта принятых и выданных денежных средств открывается на календарный год. После окончания года она сдаётся в архив организации и хранится не менее 5 лет.

Электронный аналог КО-5

В программах 1С:Предприятие 8 (БП 3.0 и выше) существует внешняя обработка «КО-5»‚ позволяющая вести аналогичный учёт в электронном виде. Однако распечатанный и подписанный бумажный экземпляр всё равно должен быть в наличии для проверок ФНС и Росфинмониторинга.

Ответственность за отсутствие КО-5

Нарушение правил кассовой дисциплины может повлечь:

• административный штраф на должностных лиц до 5 000 руб.;
• штраф на юр. лицо до 50 000 руб.;
• вплоть до приостановления операций по счёту (ст. 15.1 КоАП РФ).

1. Есть ли в компании два и более кассира или раздатчика наличных?
2. Выдаёт ли старший кассир деньги «в подотчёт» на зарплату‚ хознужды‚ подотчёт?
3. Оформлена ли книга КО-5 на текущий год?
4. Заполняется ли она каждый день фактом выдачи и возврата наличных?
5. Хранится ли прошлогодняя книга в архиве не менее 5 лет?

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов и обеспечить корректный кассовый учёт в 2026 году.