Что такое КДН и как она связана с ЗП

КДН — это Карточка-Досье Номинального учёта работника (иногда её путают с «Карточкой делопроизводства»). Именно КДН является основным документом‚ который ведёт инспектор по кадрам в городе Дзержинский и по всей России. В отличие от табеля учёта рабочего времени‚ КДН:

• содержит всю первичную персональную информацию о сотруднике (паспорт‚ ИНН‚ СНИЛС‚ военный билет‚ образование‚ семейное положение и т.д.);
• обеспечивает связь между данными кадрового учёта и расчётом заработной платы (ЗП);
• является юридическим основанием для формирования личного дела‚ приказов по личному составу и расчётных ведомостей.

Как правильно оформлять КДН в 2026 году: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создание карточки

При поступлении на работу сотрудник предоставляет:

1. копию паспорта (2-3‚ 5-6 страницы);
2. копию трудовой книжки (если требуется);
3. ИНН‚ СНИЛС;
4. документы об образовании и квалификации;
5. фотографию 3×4 (по требованию работодателя).

Шаг 2. Заполнение обязательных полей

В электронной или бумажной КДН проставляются:

• уникальный номер лицевого счёта (совпадает с номером в 1С:ЗУП);
• должность‚ подразделение‚ график работы‚ оклад;
• коды доплат‚ надбавок‚ районный коэффициент (для Дзержинского — 1‚0);
• дата приёма и приказ о зачислении.

Шаг 3. Синхронизация с табелем учёта рабочего времени

Каждый месяц в 1С:ЗУП или «Контур-Зарплата» данные из табеля автоматически подтягиваются в КДН‚ формируя:

• отработанные дни и часы;
• переработки‚ прогулы‚ отпуска‚ больничные;
• базу для начисления ЗП (оклад + районные/профессиональные надбавки).

КДН и расчёт заработной платы в городе Дзержинский: практические примеры 2026

Пример 1. Офис-менеджер‚ оклад 60 000 ₽

Иванов А.А; вышел на работу . В КДН проставлены:

• табель: 20 рабочих дней‚ 160 часов;
• больничный: 3 дня;
• отпуск: 2 дня.

Расчёт:

• оклад / 20 × 15 = 45 000 ₽;
• больничные оплачиваются ФСС;
• отпускные оплачиваются отдельно по среднему заработку.

Пример 2. Сварщик 6-го разряда‚ сменная работа

Ежемесячно в КДН отражается:

• кол-во смен (22 смены‚ 176 ч);
• коэффициент «вредности» 1‚15;
• ночные 40 %‚ сверхурочные 50 %.

Ответы на популярные вопросы кадровиков Дзержинского в 2026

Почему КДН‚ а не «Инспектор кадров»?

КДН, это документ‚ а инспектор, это должность. Другими словами‚ инспектор ведёт КДН‚ но не заменяет её.

Нужно ли хранить КДН после увольнения?

Да‚ 75 лет в архиве (п. 3 ст. 22.1 Закона 125-ФЗ).

Можно ли оформить КДН в электронном виде?

В 2026 году обязательно электронная КДН в системе «1С:ЗУП 8.3» или «Контур-Зарплата». Бумажную дублируют по требованию проверяющих органов.

Единая памятка: 5 правил для корректного КДН и расчёта ЗП в Дзержинском

1. Обновляйте КДН моментально: при любом изменении должности‚ графика‚ надбавок, вносите в течение 1 рабочего дня.
2. Проверяйте табель ежедневно: исключите «висящие» прогулы и ошибки в часах.
3. Используйте интеграцию 1С-ФНС: автоматически отправляйте сведения в ПФР и ФНС.
4. Делайте ежеквартальные выверки: сверяйте КДН и ведомости по ЗП.
5. Храните сканы документов в облаке: облегчает проверки и восстановление при сбое.