Почему этот список актуален именно сейчас․ В 2025 году вступили в силу значительные поправки к ФЗ-152 «О персональных данных»․ Компании, не успевшие переработать свои документы, уже получают предписания Роскомнадзора и штрафы․ Комиссия ПДН, первое место, где отсутствие «новых» актов заметят мгновенно․ Ниже — подробный перечень бумаг, без которых заседание может быть признано недействительным․
Учредительные и организационные документы
- Учредительные документы (Устав, приказы о создании филиалов/представительств)․
- Приказ о назначении ответственного за организацию обработки ПДН (обязателен с 2025 г․ новой формы)․
- Положение о комиссии ПДН — утвержденное приказом руководителя, с указанием состава, полномочий и частоты встреч․
- Список членов комиссии с подписями о ознакомлении и отсутствии конфликта интересов․
Политики и внутренние регламенты
- Политика в отношении обработки ПДН (версия 2025+):
- добавлены разделы о трансграничной передаче;
- описан механизм «отзыва согласия» через личный кабинет;
- уточнён порядок хранения биометрических данных․
- Регламент по защите ПДН — технические и организационные меры (шифрование, СЗИ, тесты на проникновение)․
- Положение о порядке рассмотрения обращений субъектов ПДН (сроки ответа 30 дней, шаблоны уведомлений)․
Договорная база
Необходима копия каждого типа договора, где обрабатываются ПДН:
- трудовые договоры и приложения о конфиденциальности;
- договоры с аутсорсом (бухгалтерия, курьерские службы);
- пользовательские соглашения сайта/приложения + оферта;
- договоры с облачными провайдерами (SaaS), где данные хранятся в РФ или на условиях «адекватности» по новым правилам․
Реестры и журналы
| Документ | Что фиксирует | Минимальный срок хранения |
|---|---|---|
| Реестр систем обработки ПДН | Все ИС, CRM, корпоративные мессенджеры | 3 года после исключения из реестра |
| Журнал учета доступа сотрудников | Кто и когда получал доступ к базам | 5 лет |
| Журнал инцидентов | Утечки, ошибочные рассылки, «человеческий фактор» | 6 лет |
Отчётность и внешние акты
- Отчёт оператора перед Роскомнадзором (ежегодный, по форме 2026)․
- Акты проверок контролирующих органов и планы устранения замечаний․
- Заключения внешнего аудитора или самооценка соответствия (внутренний аудит)․
Дополнительные материалы для специфических отраслей
Для e-commerce
Добавьте:
- Cookie-политика с разбивкой по типам файлов и целям;
- Сценарии тестирования веб-форм (проверка на «недобор» данных)․
Для HR-агентств и кадровых департаментов
- Согласие кандидата на хранение резюме сроком не более 6 месяцев если вакансия закрыта;
- Согласие сотрудника на обработку СНИЛС, ИНН, военного билета․
Чек-лист «на стол комиссии» перед заседанием
Распечатайте и отметьте галочками:
- Актуальные редакции Политики и Регламента (с голубой печатью «Версия 2026․1»)․
- Реестр систем на дату не позднее 3-х календарных дней до заседания․
- Журнал инцидентов за последние 12 месяцев (подписан руководителем ИБ)․
- Протоколы предыдущих заседаний комиссии + планы мероприятий․
- Карты доступа сотрудников (форма Excel, экспорт из AD/LDAP)․
- Копии договоров с провайдерами, действующих на дату заседания․
Что делать, если документов >120 позиций
В таком случае:
- сформируйте тома (Том I, политики, Том II — договоры, Том III — журналы);
- создайте электронный каталог на защищённом файловом сервере и сдайте его на рассмотрение комиссии в формате PDF/A․
Главное правило 2026 года: комиссия ПДН должна видеть не просто «наличие» документов, а их актуальность, согласованность и применимость к реальному бизнес-процессу․ Соберите пакет заранее, проведите внутреннюю сверку и не забудьте проставить на титульном листе дату «последней актуализации», это сократит время заседания вдвое․
Удачи на комиссии! Если останутся вопросы — пишите, подготовим шаблоны и образцы под вашу отрасль․