Журнал по охране труда — это обязательный документ, который подтверждает систематическую работу работодателя по обеспечению безопасных условий труда. Правильное ведение журнала помогает избежать штрафов от трудинспекции и снизить производственный травматизм. В 2026 году действуют обновлённые требования, учитывающие постковидные риски и цифровые инструменты контроля.
Нормативная база 2026 года
Обновлённые правила опираются на:
- Приказ Минтруда № 598н/2025 «О формах документов по охране труда» (вступил в силу );
- ГОСТ 12.0.230-2024 «Охрана труда. Управление рисками»;
- Постановление Правительства РФ № 2423 от «О цифровой трансформации охраны труда».
Ключевое новшество — разрешение электронного формата ведения журнала, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного лица и защищён от несанкционированного редактирования (хэш-сумма + облако Росстата).
Форма журнала: типовой бланк 2026
Минтруд утвердил единую форму № 1-ОТ(26). Скачать бланк в формате Word и Excel можно по ссылке в конце статьи. Структура журнала:
- Титульный лист — данные организации, ФИО руководителя, дата утверждения.
- Раздел 1. Регистрация инструктажей
- Вводный (при приёме на работу);
- Первичный на рабочем месте;
- Повторный;
- Внеплановый;
- Целевой.
- Раздел 2. Регистрация обучения и проверки знаний
- Раздел 3. Учёт несчастных случаев и инцидентов
- Раздел 4. Акты замечаний и предписаний органов надзора
Как заполнять журнал по охране труда — пошаговая инструкция
Шаг 1. Выбор формата
Решите: бумажный или электронный. При выборе электронного журнала:
- Используйте только сертифицированные СЭД (Системы электронного документооборота), внесённые в реестр Минцифры;
- Каждая запись должна быть скреплена УКЭП ответственного лица в течение 24 часов после проведения мероприятия.
Шаг 2. Заполнение титульного листа
Пример:
Организация: ООО «ПромАльфа» УН: 7708123456 Юр. адрес: 125130, г. Москва, ул. Лётная, д. 8 Руководитель: Иванов И.И. Должность: Генеральный директор Дата утверждения журнала:
Шаг 3. Регистрация инструктажей
| № п/п | Дата | Вид инструктажа | ФИО инструктируемого | Должность | Подпись инструктируемого | ФИО инструктора |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Вводный | Петров А.С. | Слесарь 4 разряда | Петров | Сидорова Н.М. |
Для электронного журнала подпись инструктируемого заменяется уникальным кодом подтверждения (СМС/код из приложения «Госуслуги-Ключ»).
Шаг 4. Отражение внеплановых проверок знаний
Если произошёл несчастный случай или поступило предписание Роструда, в журнале открывается внеплановая проверка. Заполните:
- № приказа о проверке;
- Причина (например: «несчастный случай от , сотрудник Сидоров»);
- Дата проверки и оценка (зачёт/незачёт).
Частые ошибки и штрафы 2026 года
| Ошибка | Размер штрафа (КоАП РФ) | Профилактика |
|---|---|---|
| Отсутствие подписи инструктируемого | 10 000–20 000 ₽ на должностное лицо | Использовать электронную подпись или двухсторонний скан подписи в бумажном журнале |
| Несвоевременное внесение записей (более 3 дней) | 5 000–10 000 ₽ | Настроить автоматические напоминания в СЭД |
| Журнал ведётся неуполномоченным лицом | 20 000–30 000 ₽ на компанию | Утвердить приказом ответственного за ведение журнала |
Сроки хранения и передачи инспекторам
- Бумажный журнал хранится 5 лет со дня последней записи;
- Электронный журнал хранится 75 лет (архив Росстата);
- По запросу трудинспекции предоставляется в течение 3 рабочих дней в формате PDF + XML-файл с метаданными ЭЦП.
Шаблоны и ссылки для скачивания
Скачайте актуальные образцы и подстройте под свою компанию:
- Бланк журнала № 1-ОТ(26) (.docx)
- Таблица для Excel (с формулами автоподсчёта)
- Приказ о введении журнала (.docx)
- Образец заполнения (PDF)
Чек-лист «Готов ли ваш журнал к проверке?»
- Утверждён приказом руководителя с указанием ответственного лица?
- Все записи внесены не позднее 3-х дней после мероприятия?
- Используется актуальная форма № 1-ОТ(26)?
- Все подписи (бумага) или УКЭП (электроника) присутствуют?
- Журнал хранится в доступном месте и защищён от несанкционированного доступа?
- Создана резервная копия электронного журнала в облаке Росстата?
Если вы ответили «Да» на все пункты — журнал готов к проверке!
В 2026 году журнал по охране труда стал не просто «тетрадкой для галочки», а полноценным цифровым инструментом контроля и анализа. Переход на электронный формат сокращает расходы на бумагу и позволяет мгновенно отчитываться перед трудинспекцией. Главное — следовать новым правилам, своевременно подписывать записи и не забывать о резервных копиях.
Скачайте шаблоны выше, настройте журнал под вашу компанию уже сегодня, и спите спокойно при любой проверке!