Организация системы наставничества сегодня — это не просто «добрая традиция», а полноценный HR-инструмент, который помогает быстрее вводить новых сотрудников в курс дела, повышать вовлечённость и снижать текучесть кадров․ Чтобы программа работала эффективно и не превращалась в устную договорённость, всё нужно оформить документально․ Ниже — подробная инструкция по подготовке и заключению договора с наставником․
Создайте локальный нормативный акт (ЛНА) о наставничестве
Прежде чем подписывать какие-либо индивидуальные соглашения, в самой компании должен быть утвержден локальный нормативный акт, который:
- определяет цели и задачи программы;
- устанавливает критерии отбора наставников и «подопечных»;
- фиксирует права и обязанности сторон;
- производит расчёт и размер вознаграждения наставнику (если предусмотрен);
- устанавливает сроки и этапы наставничества (например, 3, 6 или 12 месяцев);
- регламентирует способы оценки эффективности․
Типичные названия ЛНА: «Положение о программе наставничества», «Регламент сопровождения новых сотрудников»․ Утверждается приказом руководителя и доводится до сведения всего персонала под роспись․
Выберите наставника и согласуйте участие
Даже если кандидат идеально подходит по опыту и компетенциям, важно получить его письменное согласие․ В рамках подготовки к заключению договора согласие фиксируют:
- В служебной записке (внутреннем документе) от линейного руководителя․
- В анкете-заявлении самого потенциального наставника (если предусмотрено Положением)․
Это позволит избежать формального «принуждения» и повысит вовлечённость эксперта․
Подготовьте проект договора о наставничестве
Документ может оформляться в одном из двух форматов:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника-наставника (если наставничество входит в его трудовые функции)․
- Гражданско-правовой договор (ГПД) или договор возмездного оказания услуг — когда наставник привлекается сверхурочно и получает отдельное вознаграждение․
Обязательные разделы договора
| Раздел | Что указать |
|---|---|
| Предмет договора | Конкретный перечень задач: обучение, консультирование, помощь в адаптации, проверка заданий и т․ д․ |
| Срок действия | Дата начала и дата окончания (можно прописать возможность досрочного расторжения по инициативе любой стороны)․ |
| Права и обязанности |
|
| Вознаграждение | Фиксированная сумма, % от оклада, премия по итогам испытательного срока подопечного, или «без оплаты» (если это часть должностных обязанностей)․ |
| Конфиденциальность | Обязательства не разглашать персональные данные сотрудника и коммерческую тайну․ |
| Оценка результатов | Перечень KPI: успешное прохождение испытательного срока, тесты, обратная связь HR и руководителя подопечного․ |
Согласуйте проект с заинтересованными службами
Перед подписанием убедитесь, что:
- HR-служба проверила соответствие Положению о наставничестве и трудовому законодательству РФ;
- Бухгалтерия подтвердила форму оплаты и источник финансирования;
- Юридический отдел исключил риски квалификации отношений как трудовых, если заключается ГПД․
Заключите договор и уведомьте стороны
- Стороны (компания и наставник) подписывают 2 экземпляра договора․
- Один экземпляр передаётся наставнику, второй хранится у кадровика․
- HR выдаёт приказ о назначении наставника конкретному новому сотруднику (если это предусмотрено ЛНА)․
- Информируется непосредственный руководитель наставника и сам «подопечный»․
Организуйте промежуточный и итоговый контроль
Чтобы наставничество не превратилось в формальность:
- ежемесячно фиксируйте встречи в журнале наставничества или в электронной системе;
- по окончании срока проводите оценку 360° (мнение подопечного, HR, руководителя);
- если KPI выполнены, выплачиваете вознаграждение, фиксируете премии в приказе․
Продлите или расторгните договор
В зависимости от результатов стороны могут:
- продлить договор (оформить дополнительное соглашение);
- закрыть его актом выполненных работ и актом приёма-передачи документов;
- заключить новый договор с другим «подопечным»․
Чек-лист для HR-специалиста
- ✓ Утверждено Положение о наставничестве (ЛНА)
- ✓ Получено согласие наставника (заявление/служебная записка)
- ✓ Подготовлен и юридически проверен договор
- ✓ Согласованы права, обязанности и размер оплаты
- ✓ Подписаны экземпляры, выдан приказ о назначении
- ✓ Открыт журнал учёта встреч и поставлена оценка результатов
Своевременное и грамотное оформление договора с наставником позволяет компании превратить «передачу опыта» из эпизодических бесед в системный процесс, который измеряется KPI и приносит ощутимую пользу всем участникам — от новичка до бизнеса в целом․