Персональные данные (ПДн) бывших и действующих сотрудников являются особо чувствительной категорией информации․ Если бывший работник требует прекратить обработку и уничтожить его данные, нужно разобраться: всегда ли это требование правомерно? Ниже — подробный разбор правил, сроков и оснований для хранения ПДн в трудовых отношениях․
Оглавление
- Кто считается оператором ПДн и что такое «трудовые ПДн»
- На каких основаниях допускается хранение ПДн сотрудников
- Конкретные сроки хранения документов, содержащих ПДн
- Что делать с требованием бывшего работника «удалить всё»
- Чек-лист для кадровой службы и бухгалтерии
Кто считается оператором и что такое «трудовые ПДн»
Оператор персональных данных — это работодатель (организация или ИП), который самостоятельно или совместно с другими лицами:
- собирает,
- систематизирует,
- накапливает,
- хранит,
- уточняет,
- использует,
- распространяет,
- обезличивает,
- блокирует,
- уничтожает
персональные данные своих работников․
Что относится к «трудовым» персональным данным
- ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
- трудовой договор, приказы о приёме, переводе, увольнении;
- сведения о заработной плате, налогах, страховых взносах;
- должностные инструкции, аттестации, дисциплинарные взыскания;
- медицинские книжки, сведения о допуске к государственной тайне и др․
Основания для обработки и хранения ПДн в трудовых отношениях
Обработка ПДн допускается только при наличии хотя бы одного из условий ст․ 6 Федерального закона № 152-ФЗ:
- Необходимость для исполнения трудового договора (п․ 1 ч․ 1 ст․ 6)․
- Обязанность по федеральным законам — например, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законы о бухгалтерском учёте (п․ 2 ч․ 1 ст․ 6)․
- Исполнение функций органов юридического лица (п․ 5 ч․ 1 ст․ 6)․
Как только основание исчезает (например, истёк срок хранения документа), оператор обязан прекратить обработку и уничтожить ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законом․
Конкретные сроки хранения документов, содержащих ПДн
| Документ | Нормативный акт | Срок хранения |
|---|---|---|
| Трудовой договор, приказы о приёме, увольнении, переводе | Ст․ 392 ТК РФ; Приказ Минкультуры № 558 | 75 лет (в архиве организации) |
| Личная карточка Т-2 | Приказ Минкультуры № 558 | 75 лет |
| Ведомости по начислению и выплате заработной платы | Приказ Минфина № 66н | 5 лет после отчётного года |
| Налоговые карты 2-НДФЛ | Ст․ 23 НК РФ | Не менее 4 лет (обычно 5–6 лет) |
| Больничные листы, сведения о медосмотрах | Приказ Минздрава № 925н | 5 лет (медкнижки — до замены) |
| Допуска к государственной тайне | Закон «О государственной тайне» | Не менее 5 лет после истечения срока допуска |
Важно: если документ подлежит архивному хранению 75 лет, требование бывшего работника «уничтожить всё» не подлежит исполнению до истечения указанного срока․
Что делать с требованием «удалить всё»
Алгоритм действий работодателя
- Проверить основание․ Определите, на каком основании хранятся конкретные ПДн (трудовой договор, налоговые требования и т․д․)․
- Сопоставить сроки․ Если срок хранения ещё не истёк, отказ в удовлетворении требования правомерен․
- Ответить письменно․ В течение 30 дней направьте мотивированный отказ с указанием нормативных актов․
- Обезличить, если возможно․ Если документ уже не нужен для идентификации (например, больничный оплачен), можно обезличить и оставить статистическую информацию․
- Уничтожить после окончания срока․ Примените метод уничтожения, предусмотренный локальным актом (шредер, специализированная утилизация)․
Пример письменного отказа
«В соответствии со ст․ 86 ТК РФ, Приказом Минкультуры РФ от № 558 трудовые договоры и приказы подлежат хранению 75 лет․ До истечения указанного срока уничтожение документов невозможно․»
Чек-лист для кадровой службы и бухгалтерии
- ☐ Составлен и утверждён перечень документов, содержащих ПДн, с указанием сроков и оснований хранения․
- ☐ Проведён аудит: все документы разнесены по категориям и датам уничтожения․
- ☐ В локальном акте прописан порядок уничтожения (ответственное лицо, способ, акт об уничтожении)․
- ☐ Сотрудники ознакомлены под подпись о целях обработки и сроках хранения ПДн․
- ☐ Разработан шаблон письменного ответа на требование субъекта ПДн․
- ☐ Каждый год (не реже) проводится пересмотр актуальности сроков и перечня ПДн․
Ключевые выводы
Хранение ПДн, обрабатываемых в рамках трудовых обязанностей, допускается только при наличии законного основания и в пределах установленных сроков․ Требование бывшего работника «удалить всё» не является безусловным: если документы подлежат долгосрочному хранению по закону, отказ правомерен․ Соблюдение точных сроков и чёткая документация позволяют избежать штрафов и судебных споров․
Внимание! Информация предоставлена в ознакомительных целях․ Перед внесением изменений в локальные акты проконсультируйтесь с квалифицированным юристом․