К началу 2026 года большинство российских работодателей полностью перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Вопрос «нужно ли теперь что-то писать в бумажной трудовой» волнует и кадровиков, и самих сотрудников․ Ниже — подробная инструкция, в которых случаях записи в бумажной книжке всё-таки обязательны, а в каких — не требуются․
Кратко о статусе ЭТК в 2026 году
- С г․ работодатели вправе вести учёт трудовой деятельности в электронном виде․
- С г․ «по умолчанию» все новые трудовые отношения оформляются в ЭТК, если работник не написал заявление о сохранении бумажной книжки․
- С г․ переходный период завершён․ ЭТК стала основным, но бумажный вариант никто не отменял․
Когда нужно делать запись в бумажной трудовой
Работник впервые устраивается на работу после и сразу выбрал ЭТК
Запись в бумажной книжке НЕ делается․ Сведения вносятся только в электронный реестр СФР (бывш․ ПФР)․
Работник уже имеет бумажную трудовую и решил перейти на ЭТК
Это самый распространённый сценарий в 2026 г․ Алгоритм такой:
- Работник пишет заявление о переходе на электронный формат (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Работодатель:
• вносит запись в бумажную книжку: «На основании заявления № ___ от «___» ___ 2026 г․ сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде в соответствии с ст․ 66․1 ТК РФ»;
• заверяет запись подписью кадровика и печатью (если печать есть);
• выдаёт книжку работнику на руки;
• освобождается от ответственности за дальнейшее ведение бумажной книжки․
Работник устраивается в новую организацию, но хочет сохранить бумажную книжку
Работодатель обязан:
- Принять бумажную книжку․
- Продолжать вносить в неё все записи о приёме, переводах, увольнении (по старым правилам)․
- Параллельно дублировать сведения в СФР в электронном виде․
Когда не нужно вносить запись в бумажную книжку
| Ситуация | Нужна ли запись в бумажной? |
|---|---|
| Человек впервые трудоустраивается в 2026 г․ и не писал заявление о сохранении бумажной книжки․ | Нет |
| Работник уже перешёл на ЭТК ранее и бумажную книжку забрал․ | Нет |
| Работодатель выдал работнику дубликат бумажной книжки, а затем сотрудник перешёл на ЭТК․ | Нет (запись о переходе уже сделана) |
Как выглядит образец заключительной записи в бумажной книжке при переходе на ЭТК
Раздел «Сведения о трудовой деятельности» → графа 3:
«На основании заявления № 14-к от 21 апреля 2026 г․ сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде в соответствии с ч․ 1 ст․ 66․1 ТК РФ»․
Графа 4: подпись кадровика + печать (если предусмотрена)․
Как получить выписку из ЭТК после перехода
- Госуслуги: авторизуйтесь через ЕСИА → раздел «Трудовая деятельность» → «Получить выписку» (PDF или бумага в МФЦ)․
- СФР (бывш․ ПФР): личное обращение с паспортом и СНИЛС → выписка выдаётся в день обращения․
- Работодатель: кадровая служба формирует выписку из СФР через отчёт «СЗВ-ТД»․
Частые ошибки кадровых служб
- Забыть сделать заключительную запись в бумажной книжке при переходе на ЭТК․ После этого никаких новых записей делать нельзя, а без записи о переходе могут быть проблемы у работника при выходе на пенсию․
- Не выдать бумажную трудовую на руки․ После перехода ответственность за её хранение полностью переходит к работнику․
- Продолжать вести бумажную книжку после перехода на ЭТК․ Это создаёт «двойной» учёт и путаницу в стаже․
Если ваш работодатель ведёт только электронную трудовую книжку, то при первичном трудоустройстве ничего в бумажную книжку писать не нужно․ Если же сотрудник уже имел бумажную книжку и хочет перейти на ЭТК, обязательно сделайте одну заключительную запись, выдайте документ на руки и — вперёд в цифровой мир труда!
Обновлено