Актуально на 21 апреля 2025 года. В статье рассмотрены все изменения и требования законодательства РФ‚ включая новые методические рекомендации ФСТЭК‚ Росморречфлота и банковского сектора.
Зачем нужен журнал учета электронных носителей ПДн
Любая организация‚ обрабатывающая персональные данные (ПДн) с помощью автоматизированных систем‚ обязана вести журнал учета машинных (электронных) носителей. Это требование закреплено:
- Приказом ФСТЭК России № 21 «ЗНИ.1. Учет машинных носителей персональных данных»;
- Методическими рекомендациями ЦБ РФ (Приложение 8 к комплексу стандартов «Информационная безопасность банков»);
- Приказом Департамента природных ресурсов Воронежской области № 55 от (Пункты 2–4).
Основная цель — минимизировать риски утечки‚ несанкционированного доступа и утраты персональных данных‚ а также документировать всю «жизнь» носителя: от поступления до уничтожения.
Какие носители подлежат учету
| Тип носителя | Примеры | Нужен ли журнал? |
|---|---|---|
| Съемные магнитные/оптические | HDD/SSD во внешнем корпусе‚ USB-флешки‚ SD-карты‚ DVD/BD | Да |
| Встроенные накопители ПК и серверов | Внутренние SSD/HDD ноутбуков и рабочих станций | Да‚ если они используются исключительно для ПДн |
| Криптографические токены и ключи ЭП | Rutoken‚ JaCarta‚ eToken | Ведутся в отдельном журнале СКЗИ (по Приказу ФСТЭК № 239) |
Исключение: носители‚ на которых ПДн хранится временно и технически невозможно извлечь (например‚ swap-файл на системном диске)‚ — регистрировать не требуется.
Обязательные реквизиты журнала: сравнение нормативов 2024–2025
Юрлица вправе разрабатывать форму самостоятельно‚ но рекомендуемые графы остаются неизменными:
- № п/п
- Регистрационный (учетный) номер носителя — проставляеться биркой или гравировкой
- Вид и тип носителя (USB-флешка 64 ГБ‚ SSD 1 ТБ и т.д.)
- Дата поступления в организацию
- ФИО сотрудника‚ получившего носитель + подпись
- Цель использования / перечень ПДн (сокращенно)
- Место физического хранения (сейф‚ сейф-печь‚ металлический шкаф)
- Дата и номер акта об уничтожения
- Подпись лица‚ принявшего носитель после использования
- Примечания, например‚ «Поврежден‚ отправлен на экспертизу»
Дополнительно (для банков и госкомпаний)
- Класс защищенности помещения (K1–K4)
- Номер доверенности на право вывоза носителя из здания
- Флаг ввода/вывода за пределы территории РФ
Пошаговая инструкция по заполнению журнала
Шаг 1. Назначение ответственного
Ответственным лицом назначается сотрудник службы ИБ или специалист по режимным носителям‚ которому выдается приказ руководителя и подписывается обязательство о неразглашении.
Шаг 2. Маркировка носителей
- Наносится регистрационный номер формата ЕН-YYYY-NNN (ЕН, электронный носитель‚ YYYY, год‚ NNN — порядковый номер).
- Используется дрель-гравер‚ лазерная гравировка или стойкая бирка.
- Запрещается клейкая бумага — легко отклеивается и теряется.
Шаг 3. Первичная запись в журнал
- В графе № 3 указываем: USB-флешка‚ 128 ГБ‚ SanDisk Extreme.
- В графе № 4, дату поступления (например‚ ).
- В графе № 6 пишем: Иванов И.И.‚ ставим подпись;
Шаг 4. Внесение изменений
Каждое изменение (передача другому сотруднику‚ ремонт‚ утилизация) фиксируется отдельной строкой или дополнительной записью. Исправления заверяются подписью ответственного и печатью «Исправлено верно».
Пример заполненной страницы журнала
| № п/п | Рег. № | Вид/тип | Дата поступления | ФИО получателя | Цель | Место хранения | Дата уничтожения | Акт № | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ЕН-2025-001 | SSD 500 ГБ Samsung 870 EVO | Сидоров А.А. | Архив з/п 2024 | Сейф № 3‚ комн. 205 | — | — | — | |
| 2 | ЕН-2025-002 | USB 32 ГБ Kingston | Кузнецова Л.М. | Кадровые документы | Сейф № 3‚ комн. 205 | Акт 15/25 | Уничтожено шредером SEM 0202 |
Хранение и уничтожение носителей: свод правил
Хранение
- Основной носитель — в сейфе 1–4 класса взломостойкости (ГОСТ R 50862-2012).
- Резервная копия — в отдельном здании‚ не менее чем 50 м от основного.
- Доступ, по списку лиц‚ утвержденному руководителем‚ с обязательным журналом ввода/вывода ключей.
Уничтожение
- Физическое уничтожение: дробление‚ шредер‚ прессование‚ деформация.
- Логическое уничтожение: многократное перезаписывание (3–7 проходов по ГОСТ R 50739-95).
- Акт об уничтожении составляется в 2 экз.‚ подписывается комиссией из 3 человек‚ хранится 5 лет (ФЗ-152‚ ст. 21).
Шаблон журнала в Excel и PDF
Ниже приведен готовый шаблон в формате Excel (.xlsx) и PDF‚ соответствующий всем требованиям 2025 года:
- Скачать шаблон Excel (макросы не требуются): journal_electronic_pd_2025.xlsx
- Скачать PDF для печати: journal_electronic_pd_2025_print.pdf
В шаблоне уже прописаны:
- Нумерация страниц и строк
- Защита от случайного редактирования
- Автоматический подсчет количества активных носителей
- Графа «QR-код» для быстрой проверки
Ответственность за нарушения
| Нарушение | Штраф по КоАП РФ | Дополнительные меры |
|---|---|---|
| Отсутствие журнала | 30 000–50 000 ₽ | Предписание Роскомнадзора‚ внеплановая проверка |
| Недостоверные записи | 10 000–20 000 ₽ | Дисквалификация ответственного лица на 1–2 года |
| Утечка ПДн из-за потери носителя | 100 000–500 000 ₽ | Уголовное дело по ст. 137 УК РФ |
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли регистрировать системные SSD компьютеров‚ если там есть ПДн?
Да‚ если они используются исключительно для хранения базы клиентов или кадровых файлов. Если же SSD является системным и ПДн там временно (кеш‚ временные файлы)‚ регистрировать не нужно.
Можно ли вести журнал в электронном виде?
Да‚ но только с использованием СЭД‚ обеспечивающей электронную подпись и хранение в течение 5 лет после уничтожения носителя. Бумажный экземпляр обязателен для проверок Роскомнадзора.
Что делать‚ если носитель утерян?
- В течение 24 часов сообщить в службу ИБ и руководителю.
- Оформить акт о несоответствии и внести в журнал: «Утерян‚ акт № 5/25 от ».
- Проинформировать Роскомнадзор в течение 72 часов (ФЗ-152‚ ст. 152-FZ).
- Провести внутреннюю проверку‚ изменить процедуры доступа.
Чек-лист перед проверкой Роскомнадзора:
- Журнал ведется непрерывно‚ номера не пропущены.
- Все носители промаркированы и внесены в журнал.
- Ответственное лицо обучено‚ есть приказ и подпись.
- Акты об уничтожении хранятся 5 лет.
- Периодическая проверка целостности носителей (ежеквартально).
Самое главное: журнал — это не просто формальность‚ а ваш главный доказательный инструмент при проверке. Один незаполненный раздел может обернуться штрафом и репутационными потерями.
Все образцы и актуальные формы доступны по ссылкам выше. При возникновении вопросов — пишите в комментариях или обращайтесь к специалисту по ИБ.
Материал подготовлен на основе нормативных актов: Приказ ФСТЭК № 21‚ Приказ Росморречфлота № 6‚ Приказ Департамента природных ресурсов Воронежской области № 55.