Актуально на 22 апреля 2026 г.
Краткий вывод
Начиная с 2012 года ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО/РКО) перестало быть обязательным. Организации и индивидуальные предприниматели могут решать самостоятельно — заводить такой журнал или нет. Однако отказаться от него полностью могут только те‚ кто полностью отказался от бумажных ордеров и перешёл на электронные формы КО в рамках онлайн-касс и автоматизированных систем.
Историческая справка
До 2012 года:
- Обязательным был Журнал регистрации кассовых ордеров формы № КО-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 88).
- Отсутствие журнала каралось штрафом от 40 000 до 50 000 рублей на основании ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
С 2012 года:
- Приказ Минфина РФ от № 125н внёс изменения в Указание Банка России от № 1998-У и фактически упразднил обязательство вести форму № КО-3.
- Нормативно-правовые акты перешли на принцип «по усмотрению» при условии соблюдения контроля за движением денежных средств.
В каких случаях всё-таки имеет смысл вести журнал
Даже когда форма № КО-3 официально не обязательна‚ от неё отказываться стоит осознанно. Журнал полезен‚ если:
- Организация продолжает выписывать бумажные ПКО/РКО.
В этом случае журнал позволяет:- быстро проконтролировать наличие подписей главного бухгалтера и руководителя;
- отслеживать корректность нумерации;
- упростить проверки ФНС и Федеральной службы по труду.
- Внутренние регламенты (политика внутреннего контроля) требуют дополнительного документооборота.
- Используются разные каналы поступления наличных: касса‚ операционные кассы филиалов‚ выездные торговые точки.
Как выглядит журнал и как его оформлять
Форма № КО-3 состоит из следующих обязательных реквизитов:
- номер по порядку записи;
- дата составления ПКО или РКО;
- номер ордера;
- содержание операции (краткое);
- сумма по ордеру (приход или расход);
- подпись лица‚ ответственного за ведение журнала (обычно главный бухгалтер).
Пример строки журнала:
| № п/п | Дата | № ордера | Вид операции | Приход‚ руб. | Расход‚ руб. | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 47 | ПКО-123 | Поступление выручки от розничных продаж | 15 000 | Иванова И.И. |
Как перейти на электронный учёт без журнала
Если компания:
- использует онлайн-кассы (ФФД 1.2 и выше);
- оформляет электронные ПКО/РКО в программе (1С‚ «Контур»‚ «Эвotor»‚ «МойСклад» и др.);
- хранит электронные подписи в системе электронного документооборота (СЭД);
— то журнал формы № КО-3 можно не заводить. Достаточно настроить автоматическую нумерацию и регистрацию внутри информационной системы и предусмотреть выгрузку реестра ордеров при запросе контрольных органов.
Что говорят контролёры
Минфин РФ в письме от № 02-06-05/56654 подтвердил: «в случае формирования кассовых ордеров в электронном виде ведение журнала КО-3 не требуется при условии обеспечения возможности идентификации каждого ордера и восстановления хронологии операций».
Краткая памятка руководителю и бухгалтеру
- Проверьте‚ отказалась ли ваша система учёта от бумажных ПКО/РКО полностью.
- Если да — зафиксируйте это во внутреннем приказе‚ исключив журнал КО-3 из перечня обязательных форм.
- Если нет — продолжайте вести форму № КО-3 или внедрите электронный аналог.
- В любом случае обеспечьте возможность быстро предоставить реестр движения денежных средств при проверке.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров сегодня не является обязательным. Решение вести или не вести его принимает сама организация и закрепляет во внутреннем учётном положении. Главное — обеспечить прозрачный и воспроизводимый учёт кассовых операций любым законным способом.