Кому, зачем и как правильно запрашивать ПДн сотрудника, чтобы не нарваться на штрафы Роскомнадзора и Трудовой инспекции.

С 01 апреля 2026 года вступил в силу ряд изменений в 152-ФЗ «О персональных данных». Работодатели всё чаще сталкиваются с необходимостью запросить у сотрудника дополнительную информацию из сторонних органов: полиции, судебных приставов, налоговой, ПФР, ЦБ и др. Ниже ‒ подробная инструкция, образцы документов и актуальные риски.

Законные основания для запроса ПДн

Запросы внутри компании

• Трудовой договор – при приёме на работу (ст. 65 ТК РФ).
• Должностная инструкция – при необходимости доступа к коммерческой тайне.
• Служебная записка руководителя – при проведении служебной проверки.

Запросы во внешние органы

Важно! Отсутствие в запросе «мотивировочной части» не влечёт отказа, но существенно повышает риск получить отказ или требование предоставить дополнительные документы.

Пошаговый алгоритм запроса

Шаг 1. Подготовка приказа руководителя

Форма свободная, но должна содержать:

1. Цель запроса (проверка при приёме на работу, служебное расследование, аудит безопасности).
2. Перечень запрашиваемых данных.
3. ФИО и подразделение сотрудника, чьи данные запрашиваются.
4. Срок хранения полученных сведений (не более цели).
5. Ответственное лицо за сопровождение запроса.

Шаг 2. Получение согласия сотрудника

Скачайте актуальный бланк согласия на обработку ПДн и согласия на передачу третьим лицам.

Пример формулировки:
«Я, Иванов И.И., даю согласие ООО «Ромашка» направлять запросы в МВД РФ, ФССП РФ, ПФР, а также в иные уполномоченные федеральные органы исполнительной власти с целью получения сведений, необходимых для оформления трудовых отношений, соблюдения требований законодательства о противодействии коррупции и обеспечения экономической безопасности компании…»

Шаг 3. Формирование пакета документов

• Копия паспорта сотрудника (1-2 стр. + регистрация).
• Копия трудовой книжки (если есть).
• Копия ИНН.
• Копия СНИЛС.
• Заверенная копия согласия сотрудника.

Шаг 4. Отправка запроса

Способы:

1. Через официальный сайт госоргана (кабинет юр. лица).
2. Почтой заказным письмом с уведомлением.
3. Через МФЦ (если предусмотрено).

Журнал учёта обращений и ответов

Каждый запрос фиксируется в Журнале учета обращений субъектов ПДн и Журнале учёта мероприятий по контролю за защитой ПДн.

Шаблон журнала скачайте по ссылке.

Риски и штрафы 2026

• 10 000–50 000 ₽ – для должностных лиц (ст. 13.11 КоАП).
• 30 000–100 000 ₽ – для юр. лиц.
• Блокировка сайта – если запросы оформляются через публичный раздел сайта без защищённого доступа.

Совет юриста: всегда проставляйте в запросе срок действия согласия – не более 3 лет. При увольнении сотрудника сведения подлежат уничтожению или обезличиванию в течение 30 календарных дней.

Готовые образцы 2026

Согласие на обработку ПДн (универсальный)

СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
от «22» апреля 2026 г.
Я, Иванов Иван Иванович, г. р;, паспорт 45 12 345678, выдан УВД г. Москвы г., зарегистрирован: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1, проинформирован(а) в соответствии со ст. 9 152-ФЗ:
– цель обработки: оформление трудовых отношений, внутренний аудит, обеспечение безопасности;
– перечень ПДн: ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сведения о судимости, сведения о доходах;
– порядок обработки: сбор, систематизация, накопление, хранение, передача третьим лицам;
– срок: 3 года с даты увольнения;
– ответственное лицо: Кузнецова Н.В., тел. +7 (495) -00-00-00.
Подпись: ___________ Иванов И.И.

Согласие на передачу третьим лицам

Я, Иванов Иван Иванович, даю ООО «Ромашка» согласие на передачу моих персональных данных следующим операторам:
Управление МВД России по г. Москве – для получения сведений о судимости;
ФССП России – для получения сведений о наличии задолженности;
ПАО «Сбербанк» – для подтверждения дохода при оформлении кредита.
Срок действия – до .
Подпись: ___________ Иванов И.И.

Письмо-запрос в полицию

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

УВД по Центральному АО г. Москвы
107031, г. Москва, ул. Петровка, д. 38
ЗАПРОС
о предоставлении сведений о наличии (отсутствии) судимости

Просим сообщить, имеет ли судимость гр. Иванов Иван Иванович, г. р., паспорт 45 12 345678, в течение последних 10 лет.
Основание: п. 5 ч. 1 ст. 65 ТК РФ, ст. 6 144-ФЗ, согласие субъекта прилагается.
Срок ответа: 5 рабочих дней.
Контакты: Кузнецова Н.В., тел. +7 (495) -00-00-00, e-mail: hr@romashka.ru

Приложения:
Копия согласия гр. Иванова И.И. от ;
Копия паспорта гр. Иванова И.И. (1-2 стр.).

С уважением,
Генеральный директор ООО «Ромашка»
________________ Петров П.П.

Чек-лист для HR-специалиста

1. Есть ли приказ руководителя?
2. Подписано ли согласие сотрудника?
3. Записан ли запрос в журнал учёта?
4. Соответствует ли цель запроса целям, указанным в согласии?
5. Ограничен ли срок хранения ответа?
6. Проведено ли обучение ответственного лица по 152-ФЗ?

Куда жаловаться на незаконные запросы

• Роскомнадзор – через официальный сайт.
• Трудовая инспекция – онлайн-инспекция.рф.
• Прокуратура – через Госуслуги или лично.
• Суд – в порядке гражданского судопроизводства (ст. 151–152 ГК РФ).