С 1 января 2026 года в России закончился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого дня большинство работодателей обязаны вести трудовые «книжки» в цифровом формате. Однако бумажные экземпляры у работников никто не отнимает: они остаются на руках, но новые сведения в них уже не вносятся. Чтобы сотрудник всегда мог убедиться, что его трудовой путь продолжает отражаться в электронном виде, в бумажной книжке ставится специальная запись. Ниже — всё, что нужно знать о формулировке, порядке оформления и последствиях.

Зачем нужна запись о переходе на электронную трудовую книжку

• Информирование работника — человек видит, что с определённой даты вся дальнейшая трудовая «биография» фиксируется в ПФР, а не в бумаге.
• Юридическая ясность — при проверке трудинспекцией, оформлении пенсии или кредита сотрудник и контролирующие органы понимают, где искать актуальные сведения.
• Исключение двойного учёта — работодатель не должен одновременно заполнять и бумажный, и электронный варианты по новым записям.
• Защита от подделок — отсутствие свежих записей в бумажной книжке само по себе говорит о том, что данные хранятся в защищённой государственной системе.

Когда именно проставляется запись

Ориентир — дата приказа работодателя о переходе на электронный формат. Это может быть:

• — если компания сразу перешла на ЭТК;
• любой последующий день — если работодатель воспользовался правом отсрочки до и окончательно отказался от бумажных вносений позднее;
• день приёма нового сотрудника, впервые устроившегося после, в этом случае бумажную трудовую вообще не заводят, но формально запись о «ведении ЭТК» тоже не нужна (см. ниже нюансы).

Как выглядит корректная формулировка

В трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» вносится запись следующего содержания:

«С цифра_месяц_года трудовая деятельность работника в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ отражается в сведениях индивидуального (персонифицированного) учёта в системе ПФР. Внесение записей в настоящую трудовую книжку не производится».

Допустимы и краткие варианты, главное — чтобы были:

• точная дата;
• ссылка на 439-ФЗ (или «в связи с вступлением в силу 439-ФЗ»);
• пояснение, что новые записи не вносятся.

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Издать приказ. Форма произвольная: «О переводе на ведение электронных трудовых книжек».
2. Уведомить сотрудников за 2 месяца (ст. 2 439-ФЗ). Уведомление можно отправить по e-mail или вручить лично.
3. Получить письменное согласие/отказ. Если человек хочет оставить бумажный вариант, работодатель обязан продолжать вносить записи на бумаге.
4. Сделать запись в бумажной книжке у тех, кто дал согласие на ЭТК:
   • дата — дата приказа;
   • номер записи — продолжается нумерация предыдущих строк;
   • содержание, текст из п. 3;
   • подпись кадровика и печать организации (если печать применяется).
5. Отправить сведения в ПФР. Через СЗВ-ТД в течение 3 рабочих дней с даты любого кадрового события (приём, перевод, увольнение).

Примеры ошибок, из-за которых могут отказать в пенсии

• Нет даты начала ЭТК. «С 2026 года» — недостаточно точно.
• Отсутствует ссылка на закон. Инспектор ПФР может запросить уточняющие документы.
• Дублируют записи. После в бумажную книжку нельзя вносить новые записи, кроме записи о выдаче самой книжки при увольнении.
• Печать не читаема. ПФР рекомендует использовать штамп с чётким текстом.

Что делать, если дата в бумажной книжке ошибочна

Алгоритм аналогичен исправлению любой другой трудовой записи:

1. Составить мотивированное письменное заявление работника.
2. Издать приказ о внесении изменений («об исправлении описки»).
3. Аккуратно перечеркнуть неправильную дату, вписать верную, заверить надпись «Исправленному верить», подписью кадровика и печатью.
4. Отправить корректировку в ПФР через форму СЗВ-КОРР.

Ответы на самые частые вопросы

Вопрос 1: Сотрудник устроился в 2027 году впервые в жизни. Бумажную трудовую не заводим. Нужна ли запись «ведётся ЭТК»?

Ответ: Нет. У человека нет бумажной книжки, поэтому вносить в неё запись о ведении ЭТК некуда.

Вопрос 2: Человек отказался от ЭТК и попросил продолжать вести бумажную. Как быть?

Ответ: Записи продолжают делать в обычном порядке, специальная пометка не требуется.

Вопрос 3: Работодатель забыл поставить запись о переходе на ЭТК. Есть ли штраф?

Ответ: Прямого штрафа за отсутствие записи нет, но при проверке трудинспекция может признать это нарушением порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ) и оштрафовать на 1 000–5 000 руб. для должностных лиц.

Готовый образец для копирования

Что дальше: мониторинг и контроль

Каждый работник может проверить корректность своих электронных сведений:

1. Зайти на Госуслуги → «Пенсии, пособия и льготы» → «Индивидуальный лицевой счёт».
2. Убедиться, что все периоды работы отражены без пробелов и опечаток.
3. При обнаружении ошибки — сразу писать в отдел кадров для корректировки через СЗВ-КОРР.

Важно! Даже если в бумажной книжке стоит правильная запись о ведении ЭТК, но в ПФР ошибки, стаж может быть «обнулён». Поэтому контроль за данными в электронном виде — задача № 1.

Соблюдайте простые правила, и проблем с оформлением стажа не возникнет.