Актуально на 23 апреля 2026 г․
Правовая основа: «на что опираться»
Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (ФЗ-273 от ) является базовым документом, который:
- устанавливает общие принципы организации научных мероприятий;
- закрепляет за образовательными организациями право самостоятельно определять формы и порядок проведения конференций;
- обязывает соблюдать требования к академическим правам, деловой этике и защите персональных данных участников․
Кроме того, вузовские конференции регулируются:
- Уставом вуза и внутренними локальными актами (положением о научных мероприятиях, регламентом финансирования, приказом ректора);
- Гражданским кодексом РФ — при заключении договоров с поставщиками услуг (печать сборников, аренда площадок, кейтеринг);
- Законом «О персональных данных» (152-ФЗ) — при сборе анкет, публикации материалов, размещении фото/видео․
Этап «0»: предварительные юридические вопросы
Статус мероприятия
Прежде чем печатать афиши, определитесь:
- Международная — необходимо согласие Минобрнауки (письмо о включении в план международных научных мероприятий) и оформление иностранным участникам визовых приглашений․
- Межвузовская, в соучредителях должны быть представители разных вузов, а в оргкомитете — подписи ректоров/проректоров․
- Внутривузовская — достаточно приказа ректора; внешние участники могут быть приглашены, но не более 20 % от общего числа․
Источники финансирования
Варианты:
- Гранты (РФФИ, РНФ, Фонд содействия инновациям) — требуют отдельной сметы и отчета․
- Целевые взносы спонсоров — оформляются договором пожертвования или спонсорского пакета (возможны налоговые льготы для юр․ лиц)․
- Внутренние средства вуза, выделяются по регламенту НИУ ВШЭ/СПбПУ и др․, где чётко указаны критерии: научная значимость, количество студентов-участников, наличие публикаций в WoS/Scopus․
Организационный комитет: кто несёт ответственность
Согласно типовым методическим рекомендациям Минспорта РФ, в состав оргкомитета входят:
- председатель (обычно проректор по НИР);
- учёный секретарь (ответственный за апробацию докладов);
- юридический консул вуза (контролирует договоры, согласия на обработку данных);
- представитель бухгалтерии (сверяет смету и платежи)․
Важно: все решения оргкомитета фиксируются протоколом, который подшивается к отчёту и хранится 5 лет;
Договорная база
Авторское право и сборник материалов
При подаче заявки автор автоматически заключает договор авторского заказа (ст․ 1288 ГК РФ):
- передаёт вузу неисключительное право публикации статьи;
- гарантирует оригинальность текста (если выявлен плагиат — статья изымается, участник дисквалифицируется);
- даёт согласие на распространение по лицензии Creative Commons (если вуз использует e-Library или DOI)․
Аренда помещений и техники
Договор аренды должен включать:
- точные даты и часы;
- ответственность за ущерб (ст․ 1064 ГК РФ) — обязательно страхование оборудования на время конференции;
- условия расторжения (если мероприятие переносится из-за форс-мажора, каратин, санкции, ЧС)․
Персональные данные и требования 152-ФЗ
Что считаем персональными данными участников:
- ФИО, дата рождения, учёная степень, e-mail, номер телефона;
- фото и видеозаписи докладов;
- индивидуальный номер ORCID/Scopus Author ID․
Необходимые действия:
- Разместить на сайте политику конфиденциальности (шаблон утверждает юридический отдел)․
- Внедрить согласие на обработку ПД в электронную форму регистрации․
- Если планируется онлайн-трансляция — получить письменное согласие каждого спикера․
Финансовые и налоговые аспекты
Оплата хонорариев
Приглашённые иностранные докладчики получают вознаграждение по договору ГПХ․ Удерживаем:
- 13 % НДФЛ — если налоговый резидент РФ;
- 30 % НДФЛ — если нерезидент (ст․ 214 НК РФ), плюс форма 6-НДФЛ․
Сборы с участников
Если конференция платная:
- регистрационный взнос — это безвозмездная целевая статья расходов;
- выставляем кассовый чек или счёт-фактуру (если участник юр․ лицо);
- в кассу вносим не позднее дня оплаты, иначе — риск штрафа по ст․ 14․5 КоАП․
Публикационная этика и ответственность
С 1 января 2026 г․ вступил в силу «Кодекс этики научных публикаций» (утв․ Минобрнауки)․ Регламентирует:
- обязательное рецензирование (не менее 2 независимых рецензентов);
- процедуру отзыва и исправления статьи;
- ответственность оргкомитета за дубликаты и самоплагиат — статья изымается из eLibrary․
Страхование и ответственность
Обязательные виды страхования:
- страхование гражданской ответственности (от несчастных случаев на территории вуза);
- страхование имущества (ноутбуки, экраны, микрофоны);
- добровольное медицинское страхование — при наличии иностранных участников․
Шаблон чек-листа для организаторов
- Утвержден приказ ректора о проведении конференции․
- Создан организационный комитет, подписан состав․
- Согласована бюджетная смета и источники финансирования․
- Размещена политика конфиденциальности на сайте․
- Разработан регламент публикаций и лицензионный договор автора․
- Заключены договоры аренды, печати, кейтеринга․
- Оформлены визы иностранным докладчикам․
- Получены согласия на обработку ПД и трансляцию․
- Застрахованы риски и оборудование․
- Подготовлен формат отчётности (акт, список участников, финансовый отчёт)․
Соблюдение юридических тонкостей при проведении научной конференции, это не бюрократия, а гарантия академической репутации вуза, защита прав авторов и участников, а также минимизация рисков штрафов и судебных споров․ Планируйте мероприятие заранее (6–8 месяцев), вовлекайте юриста в оргкомитет и не забывайте о цифровом следе: любые документы, размещённые в интернете, могут стать доказательством в суде․