Ведение точного и своевременного учёта материалов — неотъемлемая часть работы любой организации․ Ключевым инструментом для этого являются карточки учета материалов․ В статье разберёмся, как правильно заполнять карточки, в каком порядке их хранить и какие изменения в документообороте нужно внести в 2026 году․
Что такое карточка учета материалов?
Карточка учета материалов — это первичный учетный документ, в котором отражаются все движения материальных ценностей на складе․ Она служит для:
- контроля остатков;
- анализа оборачиваемости;
- обоснования закупок;
- подготовки бухгалтерской отчетности․
Как выглядит образец карточки учета материалов
В 2026 году применяется форма № М-17, утвержденная Госкомстатом РФ․ Вот как она выглядит:
| № п/п | Наименование поля | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Наименование материала | Бумага офисная А4 80 г/м² |
| 2 | Единица измерения | пачка |
| 3 | Дата поступления | |
| 4 | Количество | 100 |
| 5 | Цена за единицу, руб․ | 250․00 |
| 6 | Сумма, руб․ | 25 000․00 |
| 7 | Документ-основание | ТОРГ-12 № 125 от |
Пошаговая инструкция по заполнению карточки
- Шаг 1․ Заведите карточку при первом поступлении материала․
В правом верхнем углу укажите дату начала учёта — ․ - Шаг 2․ Заполните идентификационные данные:
- код материала по учетной номенклатуре;
- наименование, сорт, ГОСТ/ТУ;
- единица измерения и цену․
- Шаг 3․ Отразите приход․
В графе «Приход» укажите количество и сумму по накладной; в графе «Расход» — только после факта отпуска․ - Шаг 4․ Подсчитайте остаток․
После каждой операции в графе «Остаток» должно быть актуальное количество․ - Шаг 5․ Заверьте подписью․
Каждая запись должна быть подписана материально-ответственным лицом и заведующим складом․
Правила хранения карточек учета материалов
В 2026 году действуют новые требования ФНС и Росархива:
- Карточки хранятся в течение 5 лет после закрытия финансового года․
- Должны быть пронумерованы и прошнурованы․
- Допускается электронное ведение в ERP-системе при условии наличия электронной подписи․
- Оригиналы бумажных карточек хранятся в огнестойком сейфе на складе или в бухгалтерии․
Внутренние документы, которые нужно обновить в 2026 году
Чтобы соответствовать изменениям, внесите правки в:
- Приказ об учетной политике — укажите новую форму № М-17 и порядок хранения электронных карточек․
- Должностные инструкции материально-ответственных лиц, добавьте пункт о ежедневном подсчёте остатков․
- Регламент документооборота — опишите сроки передачи карточек в архив и процедуру их уничтожения․
- Внутренний аудит — включите проверку правильности заполнения карточек в план ревизий․
Ошибки, которых стоит избегать
- Недовнесение цен — приведёт к несоответствию данных в 1С и отчетности․
- Отсутствие подписей — делает карточку недействительной при проверке․
- Складские списания без документов — приведёт к доначислению НДС и налога на прибыль․
- Корректировки без согласования, штраф до 50 000 руб․ за нарушение требований к первичным документам․
Правильное ведение карточек учета материалов — залог точных данных на складе и отсутствия претензий при проверке․ Следуйте образцу формы № М-17, обновите внутренние регламенты и не забывайте о сроках хранения․ Тогда ваш склад всегда будет «в порядке», а бухгалтерия — «в плюсе»․