В современных организациях надёжный учёт командировок являеться важной частью кадрового и бухгалтерского документооборота. Он гарантирует точность расчёта заработной платы, соблюдение требований охраны труда и правильное отражение затрат на служебные поездки. В этой статье мы подробно разберём, по какой форме ведётся журнал учёта работников, выбывающих и прибывающих в командировки, какие нормативные акты регулируют процесс и как правильно оформить все необходимые документы в 2026 году.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие учёт командировок в России, включают:

1. Приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н – утвердил порядок и форму учёта работников, выбывающих в служебные командировки, а также прибывающих в организацию, в которую они командированы.
2. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 – утвердило унифицированную форму Т‑10а (служебное задание) для фиксирования командировочных заданий;
3. Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты организации – определяют порядок расчёта заработной платы, компенсаций и возмещения расходов.
4. Приказы и рекомендации региональных органов по труду (в случае специфических требований в субъектах РФ).

Важно отметить, что в 2026 году журнал учёта работников, выбывающих в командировки, уже не обязателен к заполнению. Тем не менее, многие организации продолжают вести его добровольно, чтобы обеспечить прозрачность и соответствие внутренним регламентам.

Форма учёта командировок, утверждённая Минздравсоцразвития

Согласно приказу № 739н, журнал учёта командировок оформляется по единой утверждённой форме, которая включает следующие разделы:

• Шапка документа (наименование организации, реквизиты, дата составления).
• Сведения о сотруднике (ФИО, должность, табельный номер).
• Дата выезда и дата возвращения.
• Место командировки (наименование организации‑приёмника, адрес).
• Цель командировки (служебное задание, проект, обучение и т.п.).
• Коды командировочных расходов (транспорт, суточные, проживание).
• Подписи ответственных лиц (руководитель подразделения, бухгалтер, сотрудник).

Для удобства многие организации адаптируют эту форму в электронный вид (Excel, 1С, специализированные HR‑системы), но сохраняют структуру, предусмотренную приказом.

Унифицированная форма Т‑10а

Форма Т‑10а используется в качестве служебного задания и является обязательным приложением к журналу командировок. В ней фиксируются:

• Наименование командировки и её цель.
• Список участников.
• Сроки и планируемый маршрут.
• Ожидаемые расходы и источники их финансирования.

Т‑10а подписывается руководителем организации‑командующего и, при необходимости, руководителем организации‑приёмника.

Пошаговая инструкция по ведению журнала командировок в 2026 году

1. Подготовка служебного задания (форма Т‑10а):
   • Определите цель и задачи командировки.
   • Утвердите список сотрудников, участвующих в поездке.
   • Согласуйте бюджет (транспорт, суточные, проживание).
   • Подпишите документ руководителем.
2. Заполнение журнала учёта (форма Минздравсоцразвития):
   • Внесите данные о сотруднике и его табельный номер.
   • Укажите даты выезда и возвращения.
   • Запишите место командировки и её цель (ссылаясь на Т‑10а).
   • Присвойте соответствующие коды расходов (см. таблицу ниже).
   • Получите подписи ответственных (руководитель, бухгалтер).
3. Регистрация в табеле учёта рабочего времени:
   • В табеле укажите специальные буквенно‑цифровые обозначения (например, «К» – командировка, «К‑Т» – командировка с транспортными расходами).
   • Убедитесь, что часы отсутствия корректно отражены в расчётной базе;
4. Контроль и согласование расходов:
   • Бухгалтерия проверяет соответствие заявленных расходов реальным документам (билеты, счета за отель).
   • После подтверждения расходы включаются в расчёт заработной платы и компенсаций.
5. Хранение документации:
   • Согласно ТК РФ, все документы по командировкам храняться минимум 5 лет;
   • Электронные версии следует архивировать в системе документооборота с указанием даты последнего доступа.

Таблица кодов командировочных расходов

Ответственность и роли в процессе учёта

• Руководитель подразделения – утверждает служебное задание, подписывает журнал, контролирует соблюдение сроков.
• Бухгалтер – проверяет правильность расчётов, согласует выплаты, хранит финансовые документы.
• Сотрудник, отправляющийся в командировку – предоставляет все необходимые подтверждающие документы (билеты, счета), заполняет личную часть журнала.
• Отдел кадров – обеспечивает соответствие учёта внутренним политикам и законодательству, проводит обучение персонала.

Практические рекомендации

• Автоматизируйте процесс. Современные HR‑системы позволяют автоматически генерировать форму Т‑10а и журнал командировок, а также вести учёт в табеле рабочего времени.
• Сохраняйте оригиналы документов. При проверках налоговыми органами могут потребоваться оригиналы билетов и счетов.
• Контролируйте сроки. Служебное задание и журнал должны быть оформлены до начала командировки, а отчётные документы – в течение 5 рабочих дней после её завершения.
• Обучайте персонал. Проводите регулярные инструктажи по заполнению Т‑10а и журнала, чтобы избежать ошибок и задержек в выплатах.
• Следите за изменениями нормативных актов. Хотя журнал в 2026 году не обязателен, новые приказы могут изменить требования к учёту командировок.

Учет работников, выбывающих и прибывающих в командировки, ведётся по форме, утверждённой приказом Минздравсоцразвития России от № 739н. Эта форма, совместно с унифицированной формой Т‑10а, обеспечивает полное и достоверное фиксирование всех командировочных событий. Несмотря на то, что в 2026 году журнал уже не обязателен, его ведение остаётся лучшей практикой для контроля расходов, расчёта заработной платы и соблюдения требований охраны труда.

Следуя изложенным рекомендациям, организации смогут поддерживать высокий уровень документооборота, минимизировать риски финансовых проверок и обеспечить комфортные условия для сотрудников, находящихся в служебных поездках.

Автор статьи: Ваш полезный помощник.
Дата публикации: 22 апреля 2026 г.