Корректный учёт выездов и возвращений сотрудников из командировок — обязательное требование трудового законодательства и налогового учёта. Для этих целей действует утверждённый унифицированный первичный документ — форма Т-9а (или её аналоги в автоматизированных системах); Ниже разобраны все нюансы ведения учёта, ответственность за нарушения и лучшие практики 2026 года.
Почему нужно вести отдельный учёт
Командировка считается начавшейся в момент выезда сотрудника из населённого пункта постоянной работы и заканчивается в день возвращения. Для:
- бухгалтерии — это база для расчёта суточных, проезда и жилья;
- кадров — основание для корректного заполнения табеля рабочего времени (форма Т-12/Т-13);
- налоговой — документ подтверждает экономическую обоснованность расходов.
Действующий бланк: форма Т-9а
Краткая характеристика
Форма Т-9а «Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировки» утверждена постановлением Госкомстата РФ от № 1. Является:
- обязательной для применения в организациях, не перешедших на собственные формы первички (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ);
- электронной — допускается вести в 1С, «Контур.Командировки», «СБИС» и др. при условии соблюдения электронной подписи и архивного хранения.
Как выглядит журнал (структура)
| № п/п | ФИО работника | Структурное подразделение | Номер и дата приказа | Цель и место командировки | Сроки (с … по …) | Дата выезда | Дата возвращения | Отметка о прибытии | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов А. А. | Отдел логистики | № 42-к от | Переговоры с поставщиком, г. Казань | 04/21- | , подпись секретаря | Служебная записка № 15/04-26 |
Пошаговая инструкция по заполнению журнала
Шаг 1: Фиксируем приказ (форма Т-9 или Т-9а)
После подписания приказа директором регистрируем его в журнале. Номер приказа и дата переносятся без ошибок.
Шаг 2: Заполняем реквизиты работника
- ФИО, табельный номер, подразделение берутся из личной карточки (форма Т-2).
Шаг 3: Указываем маршрут и цель
Достаточно краткой формулировки: «Контрактная работа на строительстве объекта …», «Очная защита проекта» и т.д.
Шаг 4: Фиксируем фактические даты выезда и возвращения
Важно: датой возвращения считается день прибытия к месту постоянной работы, а не прибытия домой (письмо Минтруда от № 14-2/ООГ-12448).
Шаг 5: Подтверждаем прибытие
Делается подписью ответственного лица (секретаря, кадровика) и сканом АС «Штрих-М»/QR-кода билета.
Автоматизация 2026: ТОП-3 популярных решения
- 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1.30) — шаблон «Командировки» с интеграцией в Т-13 и электронный журнал Т-9а.
- Контур.Командировки — web-сервис, генерирует приказы, авансовые отчёты, автоматически заполняет СЗВ-ТД.
- SBIS++ — мобильное приложение для сотрудников: фото посадочного талона → OCR → запись в базу.
Ответственность за отсутствие журнала
КоАП РФ (ст. 5.27) предусматривает штрафы:
- на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 ₽;
- на юрлицо — от 30 000 до 50 000 ₽.
Дополнительно: налоговые риски, расходы по командировкам могут быть доначислены НДФЛ и страховыми взносами, если нет документального подтверждения факта выезда (письмо ФНС от № СД-4-3/2189@).
Чек-лист для кадровика на 2026 г.
В журнале Т-9а пронумерованы все страницы, прошиты и скреплены печатью.
Каждый приказ о командировке зарегистрирован не позднее следующего рабочего дня.
При выезде в выходные дни приказ дополнительно согласован с профсоюзом (ст. 113 ТК РФ).
В электронном журнале настроены ежедневные резервные копии.
По возвращении сотрудник сдал авансовый отчёт в течение 3 рабочих дней.
Учёт выбывающих и прибывающих в командировки ведётся по форме Т-9а (бумажной или электронной). Своевременное и точное заполнение журнала защищает компанию от штрафов, упрощает расчёты бухгалтерии и повышает прозрачность кадрового документооборота.