Актуальность: на 22 апреля 2026 года законодательство РФ (включая 152-ФЗ «О персональных данных») требует от операторов точно определять и документировать не только что за персональные данные обрабатываются, но и где именно это происходит. Ниже приведён типовой перечень помещений, в которых может осуществляться обработка персональных данных, а также рекомендации по его оформлению.
Общие положения
«Перечень» — это строго структурированный документ, содержащий перечисление всех помещений, где возможно (или гарантировано) взаимодействие с ПДн. От обычного «списка» он отличается обязательным указанием адресных, технических и правовых характеристик каждого объекта.
Классификация помещений по назначению
- Административные офисы: рабочие кабинеты, открытые open-space зоны, переговорные.
- Серверные и ИТ-зоны: серверные стойки, комнаты для техников, стойки NOC.
- Клиентские зоны: ресепшн, зоны самообслуживания, кабинеты продаж.
- Производственные участки: склады, цеха, лаборатории, где фиксируются биометрические или медицинские показатели.
- Общедоступные зоны: коридоры, лифты, зоны видеонаблюдения.
- Архивы и кладовые: бумажные архивы, сейфы для жёстких дисков, картотеки.
- Технические помещения: электрощитовые, ВКС-комнаты, подсобные комнаты с камерами хранения.
Типовой шаблон перечня
| № | Наименование помещения | Адрес (этаж, кабинет) | Тип обработки | Категория ПДн | Ответственное лицо | Особые меры защиты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Офис HR-отдела | г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 301 | Ввод, хранение, передача | Трудовые, медицинские | Иванова И.И. | Шифрование дисков, домофон |
| 2 | Серверная №1 | г. Москва, ул. Ленина, д. 10, подвал, к. С-02 | Хранение, обработка | Обезличенные логи | Сидоров А.А. | Biometric lock, UPS, CCTV |
| 3 | Ресепшн | г. Москва, ул. Ленина, д. 10, 1-й этаж | Сбор (видеозапись) | Визуальные биометрия | Петрова С.В. | Зона видеонаблюдения, 30 суток |
Пошаговая инструкция по составлению перечня
- Инвентаризация всех помещений:
- пройдитесь по каждому этажу;
- запишите кабинеты, подсобки, серверные, склады;
- учтите временные объекты (мобильные офисы, строительные вагончики).
- Определение целей обработки ПДн:
- какие именно данные собираются (ФИО, СНИЛС, фото, биометрия);
- какой процесс (видеонаблюдение, печать, сканирование, облачное хранение).
- Назначение ответственных лиц: для каждого помещения закрепите администратора по безопасности или оператора.
- Указание технических и организационных мер:
- кодовые замки, домофоны, системы контроля доступа;
- шифрование, резервное копирование, автоматическое удаление;
- обучение персонала и фиксация инцидентов.
- Утверждение и актуализация:
- подпишите перечень руководителем и специалистом по ИБ;
- пересматривайте не реже 1 раза в год и при каждом изменении локации.
Пример фрагмента из приказа руководителя
«ПРИКАЗ № 23/ОД-26
15 января 2026 г.
Об утверждении Перечня помещений, в которых осуществляется обработка персональных данных
…
1. Утвердить прилагаемый Перечень помещений…
2. Начальнику отдела информационной безопасности обеспечить размещение Перечня на корпоративном портале…»
Чек-лист проверки (быстрая самодиагностика)
- ✅ Все помещения указаны по фактическому адресу без сокращений?
- ✅ Описаны все возможные действия с ПДн (сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, распространение, блокирование, удаление)?
- ✅ Приведены категории субъектов (сотрудники, клиенты, контрагенты, посетители)?
- ✅ Включены временные/выездные локации (например, мобильные офисы на выставках)?
- ✅ Указаны контактные данные ответственных лиц?
- ✅ Документ подписан и заверен печатью (или электронной подписью)?
Что делать при изменениях
Если вы открыли новый филиал или переехали в новый open-space:
- Внести изменения в перечень в течение 5 рабочих дней с момента фактического начала обработки ПДн.
- Обновить внутреннюю карту обработки данных (Data Processing Inventory).
- Ознакомить персонал под роспись.
- Разместить новую версию на корпоративном портале и в ЛК «АстреЗКБ» (или аналогичном сервисе).
Шаблон на скачивание
Скачайте готовый шаблон Excel и Word по ссылке:
Шаблон-перечень (.xlsx) | Шаблон-приказ (.docx)
Правильно оформленный перечень помещений — это не просто формальность, а инструмент управления рисками и доказательство добросовестности перед Роскомнадзором. Сохраняйте актуальность, вовремя обновляйте и не забывайте обучать сотрудников, тогда ваши ПДн будут под надёжной защитой.