В любой компании, где происходят наличные расчёты, существует обязательный учётный документ. Именно он фиксирует все движение денежных средств в кассу и из неё. Этот документ называется кассовой книгой (иногда используют термин «основной кассовый регистр»). Ниже разберёмся, что это такое, как её правильно вести в 2026 году и какие новации актуальны сегодня, .
Что такое кассовая книга и почему она «основной» регистр по кассе
Кассовая книга, это журнал учета наличных денежных средств, который ведётся в каждой организации (ИП, ООО, АО, НКО и т.д.) в соответствии с Указанием ЦБ РФ № 6302-У (ред. 2025 г.). Она:
- содержит последовательные записи прихода и расхода наличных;
- является первичным учётным документом для формирования данных в бухгалтерии;
- используется налоговыми органами при проверке кассовой дисциплины;
- подтверждает легитимность операций наличного расчёта.
Форма кассовой книги в 2026 году
С действует единая форма № КО-4 (утв. Постановлением Госкомстата РФ). Ключевые реквизиты:
- Номер и дата записи.
- Номер приходного/расходного кассового ордера (ПКО/РКО).
- Содержание операции (например: «Выручка от покупателя», «Выдача зарплаты»).
- Сумма прихода или расхода в рублях и копейках.
- Остаток на конец дня.
- Подписи кассира и главного бухгалтера.
Кто и как ведёт кассовую книгу
Ответственные лица
- Кассир — делает ежедневные записи.
- Главный бухгалтер, проверяет и подписывает итоговые строки.
- ИП без кассира — ведёт книгу самостоятельно.
Электронная vs бумажная книга
| Формат | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Бумажная | Не требует интернета, привычна для проверок | Занимает место, требует подписей «от руки» |
| Электронная (ЭКБ) | Экономия бумаги, автоматические расчёты, шифрование | Нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) |
С 2025 года разрешена исключительно электронная кассовая книга при наличии онлайн-ККТ и КЭП. При этом данные хранятся в защищённом облаке ФНС (сервис «ФНС.Касса»).
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1: Открытие книги
На титульном листе указывают:
- наименование организации/ИП;
- ИНН;
- структурное подразделение (если есть);
- день начала ведения.
Шаг 2: Ежедневные записи
Пример :
| № | Дата | № ордера | Содержание операции | Приход | Расход | Остаток | |---|---------|----------|---------------------|--------|--------|---------| | 1 | 22.04.26| ПКО-101 | Выручка за товар | 5 300 | | 5 300 | | 2 | 22.04.26| РКО-045 | Зарплата наличными | | 4 000 | 1 300 |
Ответственность за ошибки и нарушения
- Штраф ИП — от 1 000 до 5 000 ₽.
- Штраф на юрлицо — от 40 000 до 50 000 ₽.
- При повторном нарушении — возможна блокировка счёта (ст. 15.1 КоАП РФ).
Как перейти на электронную кассовую книгу в 2026 году (чек-лист)
- Подключить онлайн-ККТ с передачей данных в ФНС (не старше 2023 года выпуска).
- Получить КЭП у аккредитованного УЦ (Сбер, Тензор, Контур и др.).
- Зарегистрировать профиль в «ФНС.Касса» → раздел «Электронная касса».
- Загрузить шаблон формы КО-4 в систему.
- Настроить автоматическую синхронизацию с банком и кассой (опционально).
- Подписать приказ «О переходе на электронную форму кассовой книги» и ознакомить персонал.
Частые вопросы (FAQ)
Q: Можно ли вести одну общую кассовую книгу на несколько торговых точек?
A: Да, при условии единого кассира и единой ответственности. Для каждой точки заводят отдельные листы книги или создают разделы в ЭКБ.
Q: Как долго хранится кассовая книга?
A: 5 лет после окончания отчётного года (Приказ Минкульта № 558/2020).
Кассовая книга, это основной регистр по кассе, без которого невозможна легальная работа с наличными деньгами. С 2026 года она может быть как бумажной, так и электронной, но требования к точности и сохранности данных стали жёстче. Своевременно переведите процесс в цифру, чтобы избежать штрафов и упростить бухгалтерию.
Если нужна помощь: обратитесь к сертифицированному бухгалтеру или в «ФНС.Касса» → онлайн-консультант.