С 2022 г. действует ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте»‚ с 2025 г. обновились требования 54-ФЗ к онлайн-кассам‚ а с 2026 г; вступают в силу новые методические рекомендации Минфина и Банка России. Всё это влияет на вопрос: нужно ли распечатывать кассовые документы‚ если первичка создаётся в программе (1С‚ Контур.Бухгалтерия‚ SBIS и др.)?
Какие документы мы называем «кассовыми»
- Приходный кассовый ордер (ПКО) — форма 0310001;
- Расходный кассовый ордер (РКО), форма 0310002;
- Книга учёта принятых и выданных денежных средств (КУДиР) — форма 0310004/0310005;
- Журнал регистрации кассовых документов — форма 0310003;
- Заявка на кассовый расход;
- Z-отчёты (фискальные документы онлайн-касс).
Краткий ответ на главный вопрос
При автоматизированном ведении кассы распечатывать документы обязаны не всегда. Всё зависит от:
- наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП) и сертифицированной системы ЭДО;
- сектора экономики (госсектор vs. коммерция);
- наличия онлайн-кассы и её Z-отчётов.
Подробное разъяснение по каждому виду документа
Кассовая книга (КУДиР‚ форма 0310004/0310005)
Что говорит закон:
Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012 подтверждает‚ что формы 0310004 и 0310005 являются обязательными первичными учётными документами. Однако Приказ Минфина от № 154н разрешил:
- вести кассовую книгу в электронном виде при условии‚ что:
- данные хранятся в неизменном виде;
- возможен контроль целостности (например‚ хэш-сумма XML-файлов);
- есть технический способ просмотра и печати на требование налоговой‚ прокуратуры‚ Росфинмониторинга.
- распечатывать только при необходимости предъявления (по требованию контролёра) или если нет КЭП.
Пример: ООО «Альфа» ведёт кассу в 1С:ERP. Данные хранятся в защищённой облачной базе‚ доступ к ним имеет квалифицированная подпись главного бухгалтера. Распечатывать листы КУДиР ежедневно не требуется.
ПКО/РКО (формы 0310001/0310002)
Для коммерческих организаций
- Если документ подписан КЭП → распечатывать не обязательно (ст. 9 ФСБУ 27/2021).
- Если КЭП отсутствует → распечатать и подписать от руки первым и вторым лицами.
Для государственных и муниципальных учреждений
Письмо Минфина № 02-07-07/63879 от г. требует:
- формировать ПКО/РКО в системе «Электронный бюджет»;
- обязательную печать на бумаге в конце месяца для архива ГАС «Госзакупки».
Z-отчёты онлайн-касс
Разъяснение ФНС от № АС-4-20/4250@:
- если фискальные данные хранятся в ОФД и есть квитанция об отправке → распечатывать Z-отчёты не нужно;
- должны храниться не менее 5 лет в электронном виде (PDF-файл + XML-файл фискального документа);
- по требованию проверяющего органа можно распечатать в течение 3 рабочих дней.
Практическая инструкция для бухгалтера
Шаг 1. Проверьте‚ есть ли у вашей организации:
- КЭП у главного бухгалтера и руководителя;
- Сертификат соответствия ЭДО (SBIS‚ Контур-Диадок‚ 1С-ЭДО и др.).
Шаг 2. Настройте в программе:
- автоматическую выгрузку кассовых документов в защищённый архив;
- ежедневное резервное копирование (бэкап) и контроль целостности;
- шаблон для быстрой печати при внезапной проверке (1С:Конфигурация → Печатные формы → Кассовая книга).
Шаг 3. Утвердите локальный нормативный акт «О порядке ведения кассовых операций»:
- определите‚ какие документы хранятся только в электронном виде;
- установите сроки печати (например‚ по требованию контролёра);
- закрепите ответственное лицо за хранением электронных образцов.
Ответственность за нарушения
| Нарушение | Норма | Штраф |
|---|---|---|
| Отсутствие подписей на распечатанных документах | КоАП РФ ст. 15.1 | от 2 000 до 3 000 руб. |
| Неисполнение требования распечатать документы | КоАП РФ ст. 15.11 | от 3 000 до 5 000 руб. |
| Нарушение сроков хранения | КоАП РФ ст. 15.11 | от 5 000 до 10 000 руб. |
Чек-лист «Печатать или нет»
- ✔ Коммерческая компания + есть КЭП + ЭДО → Не печатайте‚ храните в архиве.
- ✘ Госучреждение / нет КЭП → Печатайте и подписывайте вручную.
- ✔ ИП на УСН без сотрудников + онлайн-касса → Не печатайте Z-отчёты‚ но сохраняйте XML.
- ✘ Проверка уже идёт → Распечатайте всё за проверяемый период в течение 3 дней.
2026 год, это время цифровой кассы. При наличии надёжной системы электронного документооборота и квалифицированной подписи большинство кассовых документов можно не распечатывать ежедневно. Однако обязательства по своевременной печати при требовании контролёров и по 5-летнему хранению остаются неизменными. Просто следуйте чек-листу и локальному акту‚ и у вас не возникнет проблем с проверками.