Дата актуализации: 22 апреля 2026 г.
Что такое номенклатура дел и зачем она нужна
Номенклатура дел — это систематизированный перечень типовых наименований документов, которые формируют в процессе деятельности отдел опеки и попечительства (ООП). Она служит:
- основой для учёта и хранения документов;
- инструментом планирования работы архива;
- основанием для формирования личных дел несовершеннолетних подопечных;
- способом контроля исполнения законодательства в сфере опеки и попечительства.
Нормативная база 2026 года
Номенклатура строится на следующих актах:
- Федеральный закон от N 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности несовершеннолетних».
- Семейный кодекс РФ (ст. 70-73, 79).
- Приказ Министерства культуры РФ от N 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов» (ред. 2025 г.).
- Распоряжение Минобрнауки Чувашской Республики «Об образце номенклатуры дел для ООП» (применяется как рекомендательный шаблон по всей РФ).
Унифицированная структура номенклатуры
Раздел 00 — Организационно-распорядительная документация
- 00-01 Уставы, положения, регламенты отдела.
- 00-02 Приказы, распоряжения руководителя ООП.
- 00-03 Отчёты о деятельности (годовые, квартальные).
Раздел 01 — Личные дела несовершеннолетних подопечных
| Код | Наименование | Срок хранения |
|---|---|---|
| 01-01 | Личное дело ребёнка-сироты | 75 лет |
| 01-02 | Личное дело ребёнка, оставшегося без попечения родителей | 75 лет |
| 01-03 | Личное дело выпускника интерната (архивная копия) | 5 лет |
Раздел 02 — Опека и попечительство
- 02-01 Дела кандидатов в опекуны/попечители (анкеты, справки, заключения).
- 02-02 Акты обследования жилищных условий.
- 02-03 Соглашения о передаче ребёнка в семью.
- 02-04 Отчёты опекунов о воспитании и содержании детей.
- 02-05 Акты проверки условий жизни подопечных.
Раздел 03 — Патронаж и сопровождение
- 03-01 Дела на патронатных воспитателей.
- 03-02 Договоры патроната и сопровождения.
- 03-03 Индивидуальные планы сопровождения выпускников.
Раздел 04 — Профилактика безнадзорности
- 04-01 Материалы комиссий по делам несовершеннолетних (КДН).
- 04-02 Протоколы совместных рейдов с ОВД, Роспотребнадзором.
- 04-03 Планы профилактических мероприятий.
Раздел 05 — Социальное сопровождение семей
- 05-01 Дела семей в трудной жизненной ситуации.
- 05-02 Контракты о социальном обслуживании.
- 05-03 Заключения социального педагога.
Раздел 06 — Иные документы
- 06-01 Обращения граждан и ответы на них.
- 06-02 Судебные решения о лишении/восстановлении родительских прав.
- 06-03 Документы по вопросам опеки и попечительства (включают акты передачи детей, медико-психолого-педагогические заключения, акты отбора).
- 06-04 Переписка с территориальными органами МВД, Минздрава, образования.
Особенности формирования дел в ООП
Личное дело подопечного
В соответствии с Правилами ведения личных дел несовершеннолетних подопечных (утв. Приказом Минобрнауки, 2025 г.) в дело заносят:
- копию свидетельства о рождении;
- документы о статусе ребёнка (сирота, оставшийся без попечения родителей);
- медицинскую карту формы 026/у-2000;
- психолого-педагогическую характеристику;
- договор о передаче на воспитание в приёмную семью или акт о помещении в организацию для детей-сирот;
- ежегодные отчёты опекунов/попечителей.
Дело кандидата в опекуны
- Заявление установленной формы (приложение к Приказу Минтруда № 889н/2024).
- Справки: о состоянии здоровья, несудимости, доходах, условиях проживания.
- Фотографии жилого помещения (акт обследования).
- Решение комиссии ООП о допуске/отказе.
Сроки хранения и ответственность
| Вид документа | Срок | Примечание |
|---|---|---|
| Личные дела несовершеннолетних | 75 лет | С момента рождения ребёнка |
| Дела кандидатов в опекуны | 10 лет | С момента закрытия опеки |
| Акты обследования жилищных условий | 5 лет | С момента составления |
| Корреспонденция с КДН, ОВД | 3 года | С момента подписания акта |
Электронный документооборот и ГИС «Опека»
С г. вся номенклатура дел ООП подлежит дублированию в ГИС «Опека» (функционал доступен через ЕПГУ). Это позволяет:
- в режиме онлайн формировать личные дела;
- отслеживать сроки актуализации сведений;
- согласовывать решения с органами МВД и здравоохранения.
Чек-лист для специалиста ООП
- Назначьте ответственного за ведение номенклатуры (приказ руководителя).
- Сформируйте шаблон на основе представленной выше структуры.
- Утвердите номенклатуру в территориальном архиве (форма 0504805).
- Ведите журнал регистрации входящих/исходящих дел (электронный и бумажный).
- Проводите актуализацию ежегодно до 1 марта.
- Экспортируйте в ГИС «Опека» с подписью ЭЦП.
Ответы на частые вопросы
Вопрос: Обязательно ли использовать именно коды 01-01, 02-02 и т.д.?
Ответ: Да, это унифицированные кодировки, утвержденные профильным Министерством. Их нарушение влечёт отказ архивной проверки.
Вопрос: Что делать, если ребёнок был сразу помещён в интернат и не под опеку?
Ответ: В ООП личное дело не формируется — оно ведётся в самой организации для детей-сирот (п. 2 «Правил…», 2025 г.).
Вопрос: Как быть с бумажными делами после перехода на электронный формат?
Ответ: Бумага хранится параллельно в течение установленных сроков, затем подлежит либо уничтожению (по акту), либо переводу в архив.
Где скачать актуальный шаблон
- Официальный сайт Минтруда РФ → раздел «Опека» → «Номенклатура дел ООП».
- Сайт Минобрнауки → раздел «Документы» → «Образцы документов».
- Региональный портал госуслуг — сервис «Архив номенклатур».