Дата актуальности: 22 апреля 2026 г. 22:58 (МСК)

Что такое 1-НДФЛ и зачем она нужна

1-НДФЛ — это налоговая карточка по учёту доходов и налога на доходы физических лиц. Она служит:

• первичным документом для исчисления и удержания НДФЛ;
• индивидуальным регистром для каждого работника/физлица;
• основанием для заполнения сводной отчётности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ (с 2021 г. — «Справка о доходах»).

Форма утверждена Приказом МНС РФ от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583. Несмотря на то что с 2020 года введён налоговый регистр по НДФЛ, большинство компаний продолжают использовать 1-НДФЛ как удобный и привычный инструмент внутреннего учёта.

Кто обязан вести 1-НДФЛ

1. Работодатели — при выплате зарплаты, премий, отпускных.
2. Индивидуальные предприниматели — если нанимают сотрудников.
3. Нотариусы, адвокаты — при выплате вознаграждений помощникам.
4. Организации и ИП, при выплате доходов по ГПХ, аренде, процентам и прочим доходам, облагаемым НДФЛ.

Карточка ведётся на каждое физическое лицо, у которого возникли доходы, подлежащие обложению НДФЛ.

Структура налоговой карточки 1-НДФЛ

Разделы карточки:

• Раздел 1. Общие сведения о налогоплательщике (ФИО, ИНН, статус налогового резидента, адрес, сведения о документе-основании).
• Раздел 2. Сведения о доходах, полученных из источника в РФ (месяц, код дохода, сумма).
• Раздел 3. Расчёт налоговой базы и налога:
  • общая сумма доходов;
  • налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные, профессиональные);
  • налоговая база;
  • исчисленный и удержанный НДФЛ.
• Раздел 4. Сведения о переплате или недоимке по налогу.
• Раздел 5. Отметки об уведомлениях о невозможности удержать налог.

Как заполнять 1-НДФЛ пошагово

Шаг 1. Создаём карточку

Для каждого сотрудника заводится отдельная карточка. Бланк можно скачать в Excel бесплатно на сайтах специализированных ресурсов (formy-i-blanki.ru, nalog-nalog.ru, Контур.Норматив).

Шаг 2. Заполняем данные налогоплательщика

Шаг 3. Ежемесячно отражаем доходы

В графу «Доходы» вносим:

• заработную плату, код дохода 2000;
• отпускные — код 2012;
• премии — код 2002;
• материальную помощь свыше 4 000 ₽ — код 2710.

Шаг 4. Применяем вычеты

Например, стандартный вычет на первого ребёнка — 1 400 ₽ ежемесячно.

Шаг 5. Исчисляем налог

Формула:

НДФЛ = (Доходы − Вычеты) × 13 %

Пример расчёта за январь 2026:

• Зарплата: 50 000 ₽
• Стандартный вычет на ребёнка: 1 400 ₽
• Налоговая база: 50 000 − 1 400 = 48 600 ₽
• НДФЛ: 48 600 × 13 % = 6 318 ₽

Типичные ошибки и как их избежать

Сроки хранения и предоставление по запросу

• Хранить карточки нужно не менее 4 лет после окончания налогового периода.
• По требованию ИФНС или сотрудника карточка предоставляется в течение 3 рабочих дней.
• Если сотрудник уволился, карточку прикладывают к личному делу или передают в архив.

Работа с 1-НДФЛ в 2026 году: переходный период

Начиная с 2020 года ФНС рекомендует вести налоговый регистр по НДФЛ вместо 1-НДФЛ. Однако:

• формально 1-НДФЛ остаётся допустимым первичным документом;
• для компаний с численностью менее 25 человек возможно смешанное ведение: 1-НДФЛ по старому образцу + регистр в электронном виде;
• с 2026 года ФНС планирует ввести обязательный электронный регистр, но пока проект находится на стадии обсуждения.

Рекомендация: если ваш бухгалтерский сервис уже генерирует регистр по НДФЛ, можно постепенно отказаться от 1-НДФЛ. Если нет, продолжайте использовать проверенную карточку.

Где скачать актуальный бланк 1-НДФЛ (Excel/PDF)

• formy-i-blanki.ru — бесплатный Excel-шаблон 1-НДФЛ 2025-2026.
• nalog-nalog.ru, инструкция и обновлённый бланк.
• Контур.Норматив, официальная редакция от с последними изменениями;

Краткий чек-лист бухгалтера

1. Создал карточки 1-НДФЛ на всех сотрудников.
2. Ежемесячно заполняю доходы, вычеты, НДФЛ.
3. Проверяю корректность кодов доходов и сумм вычетов.
4. Веду реестр карточек и контролирую сроки хранения.
5. Готовлюсь к возможному переходу на электронный регистр.