Трудовая книжка по-прежнему остаётся ключевым документом‚ подтверждающим стаж‚ однако уже несколько лет как в России действует двухформатная система учёта: бумажная и электронная. Ни для кого не секрет‚ что правила постоянно меняются‚ а ошибки в оформлении грозят штрафами и спорами в суде. В статье разберёмся‚ в каких случаях трудовая книжка вообще не ведётся‚ какие документы использовать вместо неё и как не нарушить новые требования Трудового кодекса РФ (последняя редакция от ).

Основания: когда закон разрешает «не открывать» трудовую книжку

Трудовой кодекс РФ (ст. 66 и 66.1) чётко определяет перечень ситуаций‚ когда работодатель освобождён от обязанности вести бумажную или даже электронную трудовую книжку.

Работник впервые устраивается на работу в 2021 г. и позже

• Если человек ни разу не трудоустраивался по трудовому договору до ‚ то с 2021 г. ему оформляется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК) (Федеральный закон № 439-ФЗ).
• Бумажную книжку открывать запрещено‚ даже если работник попросит «по старинке».

Работник уже подал заявление о переходе на ЭТК

• С г. сотрудник может в любой момент написать заявление о полном переходе на электронный формат (форма утверждена Приказом Минтруда № 116н).
• После получения заявления работодатель прекращает ведение бумажной книжки и вносит запись в ЭТК. Бумажный экземпляр выдаётся на руки.

Работодатель – физлицо‚ не являющееся ИП

• ТК РФ освобождает «граждан-нанимателей» от ведения трудовых книжек в принципе (ч. 1 ст. 66).
• Если няня‚ домработница или водитель наняты напрямую физлицом‚ достаточен простой письменный договор.

Срочный договор ≤ 5 дней

• Если работа не является для сотрудника основной либо длится ≤ 5 дней‚ трудовую книжку можно и не открывать (ч. 1 ст. 66 ТК РФ).
• Исключение: если сам работник настаивает на внесении записи (например‚ для подтверждения стажа в профессии).

Что делать‚ если работник утратил трудовую книжку

Алгоритм для работодателя

1. Получить письменное заявление работника с указанием причины отсутствия книжки (утеря‚ хищение‚ повреждение).
2. Оформить дубликат по форме № Т-2 (Постановление Госкомстата № 1). В графе «Сведения о работе» ставится отметка «Дубликат».
3. Если до 2021 г. у лица не было трудовой книжки‚ оформляется новая‚ с пометкой «Выдана впервые».

Как восстановить данные

• Запросить СТД-Р (страховой выписку о трудовой деятельности) в ПФР через Госуслуги;
• Для восстановления стажа до 2002 г. – обращение в архивы бывших работодателей или в территориальный орган Росархива.

Переход на ЭТК в 2024–2026 гг.: что изменилось

Три важные даты

Как оформить «цифру» в 2026 г.

1. Работник подаёт заявление в свободной форме или через личный кабинет Госуслуг.
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней формирует ЭТК в информационной системе ПФР (СИ «ФЭСТ»).
3. Бумажная книжка выдаётся на руки с последней записью «Передано сведениям электронной трудовой книжки».

Разбираем спорные ситуации

Работодатель отказывается вести бумажную‚ но сотрудник её хочет

Важно: если работник не писал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку. Отказ – это нарушение ст. 66.1 ТК РФ.

Организация вносит запись «меньше 5 дней»

Кадровая служба нарушает правило: срочные договоры ≤ 5 дней в бумажной книжке не отражаются (исключение – настаивает сам работник).

Сотрудник увольняется‚ а записи в бумажной книжке нет

• Если учёт вёлся в ЭТК‚ на руки выдаётся только СТД-Р (выписка из ПФР).
• Если работник подал заявление о «бумаге»‚ но работодатель ничего не внёс – можно требовать восстановление через инспекцию труда (ст. 392 ТК РФ).

Пошаговая инструкция для HR: как не ошибиться в 2026 г.

1. На этапе найма спросите‚ есть ли у кандидата бумажная трудовая книжка:
   • Если нет и впервые трудится в 2021+ – оформляем только ЭТК.
   • Если есть и не переходил на «цифру» – продолжаем вести бумажную.
2. Если книжка утеряна – запрашиваем заявление и оформляем дубликат/новую.
3. Договор ≤ 5 дней – не вносим запись автоматически‚ но предлагаем работнику подписать отказ.
4. Каждый квартал проверяем в СИ «ФЭСТ» корректность сведений ЭТК‚ чтобы избежать штрафов.

Памятка для работника

• С 2026 г. все приказы и отпуска можно согласовывать онлайн‚ если вы на ЭТК.
• Хотите остаться на бумаге? Не подавайте заявление о переходе на ЭТК.
• Потеряли книжку – пишите заявление работодателю в течение 3 дней после приёма на работу.
• Проверяйте сведения ЭТК в личном кабинете ПФР: вход через Госуслуги → «Сведения о трудовой деятельности».

Ответы на самые частые вопросы

Вопрос 1: Можно ли отказаться от ЭТК после перехода?

Ответ: нет‚ возврат к бумажной форме законом не предусмотрен.

Вопрос 2: Есть ли штрафы за «лишние» записи ≤ 5 дней?

Ответ: да‚ это чревато штрафом по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 тыс. руб. для юр. лиц).

Вопрос 3: Как работнику получить СТД-Р при увольнении?

Ответ: через работодателя (он формирует запрос в ПФР) или самостоятельно в Госуслугах.