В современных организациях (в т.ч. в детских садах) при оформлении отчетов СЗВ‑ТД и ЕФС‑1 необходимо указывать код выполняемой функции сотрудника. Этот код берётся из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) и имеет строгий формат. Статья подробно разъясняет, как правильно подобрать и указать код для должности делопроизводитель в детском саду.

Что такое ОКЗ?

ОКЗ — официально утверждённый классификатор, в котором каждому виду профессиональной деятельности присвоен уникальный пятизначный код. Коды используются в трудовых документах, в отчетах в ПФР, ФСС и в других государственных системах.

1.1 Структура кода выполняемой функции

• Первая часть – четырёхзначный код ОКЗ (например, 4110).
• Вторая часть – контрольное число, отделяется точкой (например, .5).

1.2 Как вычисляется контрольное число?

Контрольное число рассчитывается по алгоритму, указанному в положении о ОКЗ. На практике большинство организаций используют готовые таблицы, где уже указаны полные коды (например, 4110.5, 4120.3). Поэтому в данной статье мы будем опираться на готовые значения из официальных таблиц.

Коды ОКЗ для делопроизводителя в детском саду

Для должности делопроизводитель в детском саду в ОКЗ предусмотрены два основных кода:

Оба кода применимы в детском саду, однако их использование зависит от того, какие функции преобладают у конкретного сотрудника.

2.1 Как выбрать правильный код?

1. Определите доминирующую функцию. Если сотрудник в основном занимается секретарскими задачами (ведение корреспонденции, подготовка документов, работа с телефонными звонками), выбирайте 4120.Y.
2. Если же функции более общие (выполнение разнообразных административных поручений, помощь руководителю без узкой специализации), предпочтительнее использовать 4110.Y.
3. Если у сотрудника несколько функций, руководствуйтесь принципом приоритетности – выбирайте код, соответствующий функции, которая занимает более 50 % рабочего времени.

Как указывать код в формах СЗВ‑ТД и ЕФС‑1

3.1 Подраздел 1.1 формы ЕФС‑1

В разделе 1.1 «Код выполняемой функции» необходимо ввести полный код в формате XXXX.Y. Пример заполнения:

1.1 Код выполняемой функции: 4120.3

Если в отчете указываются несколько работников, каждый из них получает собственный код согласно своей функции.

3.2 Поле «Код ОКЗ» в СЗВ‑ТД

В форме СЗВ‑ТД код ОКЗ вводится без контрольного числа (только XXXX). Поэтому для делопроизводителя в детском саду указывают:

• Если выбран код 4120.3 → в СЗВ‑ТД пишем 4120.
• Если выбран код 4110.5 → в СЗВ‑ТД пишем 4110.

3.3 Пример полного пакета документов

Особенности применения в детском саду

• Секретарские функции часто объединяются с обязанностями по работе с родителями (приём заявок, подготовка расписаний, ведение реестров). Поэтому в большинстве садов код 4120.Y считается более точным.
• Для младших специалистов, которые лишь периодически занимаются делопроизводством, а основная нагрузка – выполнение общих поручений (раздача материалов, помощь педагогам), предпочтительнее 4110.Y.
• При переводе сотрудника из одной функции в другую (например, из «секретаря» в «служащего общего профиля») необходимо обновить коды в отчетах в течение 5 рабочих дней;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5.1 Как узнать контрольное число?

Контрольное число указано в официальных таблицах ОКЗ, опубликованных на сайте Госстат или в справочниках ФСС. Обычно в таблицах уже указаны готовые коды вида XXXX.Y.

5.2 Что делать, если в моём саду используется иной код?

Если в разделе «Код выполняемой функции» в вашем локальном регламенте указан иной код, проверьте, соответствует ли он актуальному ОКЗ 2026 года. При несоответствии рекомендуется согласовать изменение с бухгалтерией и/или отделом кадров.

5.3 Можно ли использовать оба кода одновременно?

В одном отчете для одного сотрудника допускается только один код. Если у сотрудника несколько функций, выбирают тот код, который наиболее характерен для его основной деятельности.

5.4 Где скачать актуальную таблицу ОКЗ для детского сада?

Таблицы доступны по официальным ссылкам:

• Таблица ОКЗ 2026 (Excel)
• Раздел ОКЗ на сайте ФСС

Для делопроизводителя в детском саду правильный код выполняемой функции определяется исходя из доминирующих обязанностей:

• Для чисто секретарских задач — 4120.Y (например, 4120.3).
• Для более общих административных функций — 4110.Y (например, 4110.5).

Указание кода в разделе 1.1 формы ЕФС‑1 происходит в полном виде XXXX.Y, а в форме СЗВ‑ТД, только XXXX. Соблюдение этих правил гарантирует принятие отчётов и избавит от дополнительных запросов со стороны контролирующих органов.

Дата подготовки статьи: