Вопрос учета бланков трудовой книжки является одним из ключевых в сфере кадрового делопроизводства. Согласно нормативным документам Министерства труда и социальной защиты РФ, а также требованиям Федерального закона «О труде», каждый работодатель обязан вести специальный реестр – приходно‑расходную книгу (ПРК) – для контроля движения бланков трудовой книжки и вкладыша в неё.
Правовая основа
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73) – обязанность работодателя вести учёт трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек».
- Письмо Минтруда РФ от 5 марта 2020 г. (№ 01‑03/2020) – подтверждает, что учёт бланков трудовой книжки и вкладыша обязателен в бумажном виде, а электронный вариант пока не является нормативным.
Кто обязан вести ПРК?
Согласно законодательству, приходно‑расходную книгу по учету бланков трудовой книжки обязан вести работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель). При этом конкретные обязанности делятся между несколькими должностными лицами:
Руководитель организации
- Утверждает порядок ведения ПРК и назначает ответственных лиц.
- Контролирует соблюдение сроков заполнения и хранение книги.
Главный бухгалтер / финансовый директор
- Обеспечивает документальное оформление всех операций с бланками (приём, выдача, возврат).
- Отвечает за согласованность данных ПРК с бухгалтерским учётом (стоимость бланков, их списание).
Специалист по кадрам (HR‑менеджер)
- Осуществляет непосредственное ведение книги: фиксирует приход, расход, перемещение бланков.
- Контролирует наличие вкладыша в каждой выданной трудовой книжке.
- Проводит инвентаризацию бланков раз в полугодие (или по требованию проверяющих органов).
Ответственный за архивирование
- Хранит ПРК в порядке, обеспечивая её сохранность в течение установленного срока (не менее 5 лет после прекращения действия книги).
- Обеспечивает доступность книги для проверяющих органов (Инспекция труда, ФНС).
Как ведётся приходно‑расходная книга?
Книга должна вестись на бумажном носителе в соответствии с утверждённым образцом. Заполняются следующие реквизиты:
- Дата операции (приём/выдача/возврат).
- Номер бланка (серийный номер, в случае вкладыша – номер вкладыша).
- ФИО сотрудника, получившего бланк (для вкладыша – ФИО работника, в отношении которого оформляется трудовая книжка).
- Основание операции (приём из центрального склада, выдача при приёме на работу, возврат при увольнении и т.д.).
- Подпись ответственного лица (HR‑менеджера) и подпись получателя.
- Примечания (например, «вкладыш вложен в трудовую книжку № 12345»).
Для удобства многие организации используют табличные формы в виде печатных листов, которые потом скрепляются в одну книгу. Важно, чтобы каждая запись была подписана от руки – это требование проверяющих органов.
Электронный вариант учёта
Минтруд в письме от 5 марта 2020 г. рассматривал возможность ведения ПРК в электронном виде, однако на текущий момент (апрель 2026 г.) нормативные акты не признают электронный реестр как законный заменитель бумажного. Поэтому:
- Электронный учёт может использоваться только как вспомогательный инструмент (например, для предварительного ввода данных, последующего экспорта в бумажный реестр).
- При проведении проверок оригинальная бумажная книга остаётся обязательным документом.
Инвентаризация и контроль
Для предотвращения потери бланков и вкладышей рекомендуется:
- Проводить ежеквартальную сверку количества бланков, указанных в ПРК, с фактическим наличием на складе.
- Оформлять акт инвентаризации при каждом изменении статуса бланка (например, при списании из‑за порчи);
- Хранить копии актов и справок о движении бланков в отдельном архиве не менее 5 лет.
Последствия нарушения требований
Нарушение обязанностей по ведению ПРК влечёт за собой:
- Штрафы для работодателя в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
- Возможные трудовые споры с работниками, если не будет подтверждения выдачи/возврата бланков.
- Отказ в проведении проверок и последующее привлечение к ответственности за несоблюдение трудового законодательства.
Практические рекомендации
- Назначьте ответственного за ведение ПРК в рамках отдела кадров.
- Разработайте внутреннюю инструкцию по оформлению записей в книге, согласованную с бухгалтерией.
- Обеспечьте доступ к книге только уполномоченным лицам (используйте запирающие шкафы).
- Регулярно обучайте персонал процедурам учёта и правилам подписи.
- Ведите резервные копии данных в электронном виде для внутреннего контроля, но сохраняйте оригиналы на бумаге.
- Проводите плановые проверки (инвентаризацию) минимум дважды в год.
Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё является обязательным документом, который ведёт работодатель через уполномоченных специалистов: руководителя, главного бухгалтера, HR‑менеджера и ответственного за архивирование. Ведение книги осуществляется только на бумажном носителе, хотя электронные инструменты могут использоваться в качестве вспомогательных. Соблюдение требований законодательства гарантирует корректный учёт, предотвращает штрафные санкции и упрощает работу проверяющих органов.
Помните, что правильный учёт бланков трудовой книжки – залог надёжной кадровой документации и защиты прав работников.
Дата публикации: