Каждый работодатель обязан не только организовать обучение сотрудников безопасным методам труда, но и оформить этот процесс документально. Систематическое ведение установленной нормативными актами документации позволяет:

• подтвердить факт прохождения обучения;
• отслеживать сроки повторных инструктажей и аттестации;
• минимизировать риски производственного травматизма;
• защититься от претензий контролирующих органов.

Обязательный перечень документов

Журнал регистрации вводного инструктажа

Форма ведётся единым для всего предприятия, независимо от численности персонала. В журнале фиксируются:

• дата и время проведения инструктажа;
• Ф. И. О. обучаемого;
• структурное подразделение;
• Ф. И. О. и подпись инструктирующего;
• подпись обучаемого о прохождении инструктажа.

Журнал регистрации первичного/повторного/внепланового/целевого инструктажа на рабочем месте

Ведётся отдельно по каждому цеху, участку или отделу. Обязателен даже для микропредприятий с одним сотрудником.

Личные карточки обучения и проверки знаний

Форма утверждена приказом Минтруда РФ № 766/16. В карточке указываются:

1. Вид инструктажа (вводный, первичный и др.).
2. Тема инструктажа.
3. Дата и результат проверки знаний (тест, устный опрос).
4. Подписи сторон.

Хранение: 75 лет со дня увольнения работника или окончания практики (для практикантов).

Программы обучения и инструкции

• «Программа обучения безопасным методам и приёмам выполнения работ»;
• «Методические рекомендации по проведению инструктажей»;
• Инструкции по охране труда по профессиям.

Документы должны быть утверждены приказом руководителя и пересматриваться не реже 1 раза в 5 лет.

Журнал учёта выдачи инструкций по охране труда

Фиксируется выдача каждому сотруднику экземпляра инструкции с отметкой о прочтении и подписи работника.

Дополнительные документы при дистанционном обучении

Всё чаще малый бизнес и учебные заведения используют дистанционное обучение (вебинары, Teams, Zoom и др.). В этом случае обязательно:

• договор с образовательной организацией или преподавателем;
• протоколы онлайн-занятий (скриншоты, видеозаписи);
• электронные журналы посещаемости (можно вести в Microsoft Teams через Sign in – teams.live.com);
• отчёт о результатах тестирования с ЭЦП.

Практиканты и внешние подрядчики

Для студентов, проходящих практику, документооборот аналогичен, но:

1. Оформляется договор с образовательным учреждением.
2. Ведётся отдельный журнал учёта прохождения инструктажа практикантов.
3. Личная карточка хранится 50 лет после завершения практики.

Электронные формы и программные средства

Рекомендовано использовать:

• Microsoft Teams – для проведения онлайн-инструктажей, хранения видеозаписей и совместного доступа к документам;
• специализированные сервисы «1С: Охрана труда», «Анкор-ОТ» для автоматического формирования журналов и карточек;
• облачные диски OneDrive или Google Drive для резервного хранения электронных копий.

Сроки хранения документов (краткая таблица)

Чек-лист для руководителя малого бизнеса

1. Утвердить приказом «Положение об обучении по охране труда».
2. Назначить ответственного за ведение документации.
3. Завести журналы и личные карточки.
4. Разработать инструкции по профессиям и утвердить их.
5. Организовать дистанционное обучение через Teams (если нужно).
6. Ежемесячно проверять актуальность записей и сроки очередных инструктажей.