Зачем вообще нужно «забирать» документы?
У многих родителей возникает вопрос: зачем забирать «ученическое дело» из школы, если ребёнок всё равно продолжит обучение в другом учреждении? На деле документы должны физически «перейти» за учеником: без них невозможно зачисление в новую школу, лицей, колледж или техникум. С 1 сентября 2025 года вступил в силу приказ Минпросвещения № 826, который ужесточил контроль за «хождение» личных дел, поэтому процедуру лучше не откладывать.
Полный перечень документов, которые хранятся в школе
- Личное дело (ученическое дело) – основной комплект: заявление о приёме, копия свидетельства о рождении, медицинская карта формы 026/у-2000, медкарта для детей-сирот (при наличии), характеристика классного руководителя.
- Книга индивидуального учёта (КИУ) – электронная и бумажная копии.
- Дневник или электронный журнал – если в школе использовалось бумажное приложение, его тоже выдают на руки.
- Сертификаты/дипломы ГТО, внеурочек, олимпиад – не являются обязательными, но лучше забрать сразу.
- Фотографии 3×4 см – понадобятся для медкнижки в новом учреждении.
Кто может получить документы?
- Один из родителей (законных представителей) – при наличии паспорта и свидетельства о рождении ребёнка.
- Ребёнок старше 14 лет – при наличии собственного паспорта (по письменному согласию родителя).
- Доверенное лицо – только по нотариальной доверенности, заверенной у нотариуса.
Пошаговая инструкция забора документов
Шаг 1. Подать заявление в канцелярии школы
Уточните форму заявления у секретаря: обычно это бланк «Заявление о выдаче личного дела ученика». Заполните от руки или в электронном виде (если школа подключена к ЕСИА «Госуслуги.Школа»). Обязательно укажите:
- ФИО ребёнка и класс, из которого выбывает.
- Основание (перевод, отчисление, окончание 9/11 классов).
- Контактный телефон и адрес электронной почты родителя.
Шаг 2. Получите расписку
Завуч или секретарь ставит отметку в журнале учета движения личных дел и выдаёт расписку-уведомление с указанием даты готовности документов (обычно 1–3 рабочих дня).
Шаг 3. Оплатите долги (если есть)
Школа не имеет права удерживать документы из-за долгов за питание, но на практике может «просить» погасить задолженность. Проверьте личный кабинет на сайте школы или через «Госуслуги»: если появляется штраф/долг, оплатите онлайн и сохраните чек.
Шаг 4. Приходите за пакетом документов
Возьмите с собой:
- Ваш паспорт (оригинал + копия).
- Свидетельство о рождении ребёнка (копия).
- Расписку-уведомление.
- Карманную папку/файл – так вы точно не потеряете бумаги по дороге.
У секретаря подпишите акт приёма-передачи и обязательно проверьте комплектность: наличие печатей, подписей, дат. Если чего-то не хватает, попросите дополнить до вашего ухода – переделывать потом сложнее.
Что дальше?
Перенесите документы в новую школу в течение 5 рабочих дней. При зачислении секретарь новой школы оформляет «Переводной талон» и регистрирует личное дело в базе «Контингент».
Сохраните копии – отсканируйте или сфотографируйте документы и храните в облаке (например, в «Диске Mail.ru» или Google Drive).
Если ребёнок поступает в колледж/вуз, потребуется копия личного дела + аттестат. Колледжи часто просят именно «ученическое дело», а не просто «справку-выписку».
Альтернатива: электронный документооборот
С 2025 года 78 % школ Подмосковья и 62 % школ Санкт-Петербурга переведены на систему «Электронное личное дело». Если ваша школа подключена к сервису, то:
- Вы подаёте заявление через Личный кабинет родителя на портале «Госуслуги.Образование».
- Оригиналы документов остаются в электронном виде в защищённом хранилище ФГИС «Моё образование».
- Новая школа автоматически «забирает» дело по цифровой подписи директора;
Возможные проблемы и решения
| Проблема | Как решить |
|---|---|
| Директор «на больничном», никто не подписывает акт | Запросите заместителя директора по УВР или напишите претензию в отдел образования района. |
| Школа требует «привести ребёнка лично» | Закон этого не требует. Откажитесь и ссылайтесь на п. 32 Приказа Минпросвещения № 701. |
| Утеряны старые медкарты | Возьмите справку в поликлинике по форме 026/у-2000 и добавьте к делу; |
Краткий чек-лист родителя
- ☐ Подал заявление в канцелярии или через портал.
- ☐ Получил расписку.
- ☐ Проверил долги (школьное питание, экскурсии).
- ☐ Пришёл в день «Х» с паспортом и свидетельством.
- ☐ Проверил наличие всех печатей и подписей.
- ☐ Сделал сканы и сдал оригиналы в новую школу.
Важно: храните оригинал личного дела не менее 5 лет – он может понадобиться при оформлении аттестата, для военкомата или для подтверждения стажа обучения при поступлении в зарубежные вузы;
Если остались вопросы – обращайтесь к специалисту отдела образования вашего района или звоните на горячую линию Минпросвещения РФ: ###-###-#### (звонок бесплатный).