Трудовая книжка – единственный документ на бумажном носителе, который подтверждает ваш трудовой и страховой стаж. Без неё ни пенсионный фонд, ни работодатель не смогут корректно посчитать стаж, от неё зависят социальные выплаты и льготы. Если документ утрачен, испорчен или уничтожен, нужно немедленно восстановить дубликат. Ниже – самая свежая и подробная инструкция, актуальная на 22 апреля 2026 года.
Что изменилось в 2024–2026 годах
- С 1 января 2024 года работодатель при оформлении дубликата использует данные из ФСЗН (Пенсионного фонда); работнику больше не нужно самому собирать справки с прежних мест работы.
- Приказ Минтруда № 320н от (ред. 2024 г.) установил новую форму трудовой и уточнил правила заполнения дубликата (раздел V).
- Выдавать трудовую книжку «второй раз» запрещено – только дубликат.
Определяем, кто виноват в утрате
Дальнейшие шаги зависят от того, где находилась книжка на момент утраты:
| Книжка находилась у работника | Книжка находилась у работодателя |
|---|---|
|
|
Подготавливаем пакет документов
- Заявление работника о восстановлении/утрате трудовой книжки (в свободной форме).
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- СНИЛС – для автоматического запроса сведений в ПФР.
- Если книжка была испорчена – повреждённый экземпляр (если доступен).
- Справка о последнем месте работы (если данные из ФСЗН недоступны, но в 2026 г. это крайне редко).
Куда идти: пошаговая схема действий
Шаг 1. Пишем заявление
Образец заявления «Прошу восстановить мою трудовую книжку, которая была утрачена (испорчена/уничтожена) в ______ году. Последнее место работы: ООО «Ромашка», период работы: 05.2022-11.2025. СНИЛС: 123-456-789 00. Приложения: копия паспорта, СНИЛС.»
Шаг 2. Обращаемся к последнему работодателю
- Если вы всё ещё работаете, подаёте заявление в отдел кадров.
- Если уволены, отправляете заявление заказным письмом с уведомлением или лично.
- Сроки: работодатель обязан выдать дубликат в течение 3 рабочих дней после получения заявления (Постановление Правительства № 225).
Шаг 3. Работодатель запрашивает данные из ФСЗН
- Через электронную подпись заходит в сервис «ПФР-ЕСЗН».
- Автоматически загружает сведения о стаже с .
- По стажу до 2000 года использует архивные кадровые документы (приказ о приёме, лицевые счета, расчётные ведомости).
Шаг 4. Заполняем дубликат по правилам 320н
| Раздел дубликата | Что прописываем |
|---|---|
| Титульный | Ф. И. О., дата рождения, образование, профессия, СНИЛС. |
| Раздел «Сведения о работе» | Хронологически все места работы с по данным ФСЗН. |
| Раздел «Сведения о награждениях» | Копируются из оригинала или по справкам/приказам. |
| Раздел «Особые отметки» | При необходимости – сведения о дисциплинарных взысканиях (если были). |
Шаг 5; Выдаём дубликат
- Работник подписывает внутренний журнал учёта дубликатов.
- В дубликате ставится запись: «Дубликат выдан взамен утраченной (испорченной) трудовой книжки № ___ от «___» _______ 20__ г.».
- На первой странице делается штамп «ДУБЛИКАТ».
Что делать, если последний работодатель ликвидирован
- Обращаетесь в архив (районный, муниципальный или кадровый архив прежней организации).
- Получаете выписку из приказа о приёме и увольнении.
- Далее – к новому работодателю, который на основании выписки оформит новую трудовую книжку с занесением имеющихся сведений.
Как защитить себя от потери трудовых прав на будущее
- Сделайте скан-копию каждой страницы трудовой книжки и храните в защищённом облаке.
- Ежегодно проверяйте сведения о стаже в личном кабинете ПФР через Госуслуги.
- При каждом увольнении требуйте копию приказа о прекращении трудового договора.
- С 2026 года можно оформить электронную трудовую книжку – она автоматически дублирует бумажную и хранится в ПФР.
Краткая памятка для печати
Утрачена книжка → пишем заявление Обращаемся к последнему работодателю Ждём 3 дня Получаем дубликат с печатью «ДУБЛИКАТ» Проверяем корректность записей
Главное правило: не откладывайте восстановление. Чем раньше вы подадите заявление, тем быстрее вернёте себе доказательство трудового стажа и защитите свои трудовые права на пенсию, пособия и льготы.