Воинский учет – одна из обязательных функций любого работодателя, в т.ч. и образовательных учреждений. С 1 ноября 2025 г. все организации, включая школы, обязаны передавать сведения о военнообязанных сотрудниках через портал Госуслуги. В 2026 году система воинского учета претерпела значительные изменения, что делает вопрос учета в школах особенно актуальным.

Правовая база

• Федеральный закон «О воинском учете и воинской обязанности» (№ 123‑ФЗ);
• Приказ Минобороны РФ от 20 июля 2024 г. № 123‑р «Об организации и ведении реестра воинского учета»;
• Постановление Правительства РФ от 15 августа 2025 г. № 1023 «О порядке передачи данных о военнообязанных через портал Госуслуги».

Кто отвечает за учет в школе?

Ответственность за ведение воинского учета в школе возлагается на директора (или заместителя директора по учебно-воспитательной работе) и специалиста по кадрам. Они совместно формируют пакет документов и следят за своевременной передачей данных.

Основные обязанности:

1. Идентификация всех сотрудников, подпадающих под призывной возраст (18‑27 лет) и проверка их статуса (военнообязанный, отложивший службу, освобожденный и т.д.);
2. Ведение реестра военнообязанных сотрудников в электронном виде.
3. Своевременная передача сведений в Реестр воинского учета (ВУ) через портал Госуслуги.
4. Контроль за выполнением военнослужащих своих обязанностей (выдача справок, оформление отложений и освобождений).

Порядок ведения воинского учета в школе

Сбор исходных данных

При приёме на работу каждый сотрудник предоставляет:

• паспорт;
• военный билет (при наличии);
• справку из военкомата о статусе (при необходимости);
• документ об образовании (для учителей, если они подлежат отложению службы из‑за учёбы).

Формирование реестра в школе

Для каждой школы создаётся электронный файл (формат .xlsx или .csv) со следующими колонками:

Передача данных в государственную систему

С 1 ноября 2025 г. все сведения передаются через портал Госуслуги:

1. Авторизоваться в личном кабинете организации (используя ЕГРЮЛ и сертификат).
2. Выбрать раздел «Воинский учет» → «Передача данных о сотрудниках».
3. Загрузить подготовленный файл и подтвердить отправку.
4. Получить подтверждение об успешной передаче (квитанция).

Обновление и корректировка

Любые изменения (переход в статус «отложил», «освобождён», увольнение) необходимо вносить в реестр в течение 10 календарных дней и повторно отправлять обновлённый файл в портал.

Что происходит, если сотрудник не явился в военкомат?

Судебная практика (см. решение суда от 12 марта 2026 г.) указывает, что отсутствие личной явки при снятии с реестра считаеться нарушением. Школа обязана:

• Своевременно информировать военкомат о планируемом отпуске сотрудника (отпуск по учёбе, командировка).
• Получать подтверждение о снятии с реестра.
• Хранить копию этого подтверждения в личном деле сотрудника.

Последствия нарушения обязанности по учёту

За несоблюдение порядка учёта предусмотрена административная ответственность:

• Штраф для организации – от 30 000 до 150 000 рублей (ст. 14.7 КоАП РФ).
• Ответственность руководителя – штраф до 50 000 рублей или административный арест.
• Возможные проверки со стороны военкомата и Минобороны.

Практические рекомендации для школ

1. Назначьте ответственного. Один сотрудник (например, кадровик) должен вести реестр и контролировать сроки отправки.
2. Автоматизируйте процесс. Используйте специализированные программы (1С:Кадры, «Воинский учёт Плюс»), которые напрямую интегрируются с Госуслугами.
3. Проводите ежеквартальные проверки. Сравнивайте внутренний реестр с данными в системе ВУ.
4. Обучайте персонал. Проводите внутренние семинары по изменениям в законодательстве (например, курс повышения квалификации в Санкт‑Петербурге, 4‑дневный онлайн‑тренинг).
5. Храните документы. Все справки и подтверждения храните минимум 5 лет в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Обязательно ли передавать данные о преподавателях‑стажёрах?

Да. Если стажёр подпадает под возраст призывного срока и имеет статус военнообязанного, он включается в реестр.

Вопрос 2: Как поступить, если сотрудник отказывается предоставить военный билет?

Работодатель обязан потребовать документ в письменной форме с указанием срока (не менее 5 дней); При отказе – оформляется протокол отказа и сведения передаются в военкомат для уточнения статуса.

Вопрос 3: Можно ли использовать бумажный реестр?

С 2026 г. законодательно требуется электронный реестр, однако бумажный вариант допускается только как вспомогательный (для внутреннего контроля).

Вопрос 4: Что делать, если система Госуслуг недоступна?

В случае технических сбоев необходимо:

• Сделать скриншот ошибки;
• Сообщить в техподдержку портала;
• В течение 3 рабочих дней предоставить данные в бумажном виде в военкомат и позже загрузить их в электронную систему.

Ведение воинского учета в школе – это не просто бюрократическая формальность, а важный элемент обеспечения национальной безопасности и соблюдения прав сотрудников. С учётом новых требований 2026 года, автоматизация процессов и своевременная передача данных через портал Госуслуги позволяют минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность работы учебного заведения.

Помните: правильный учёт – залог спокойствия как для школы, так и для её сотрудников.

Дата публикации: