В соответствии с федеральным законодательством все работодатели — от ИП до крупных холдингов — обязаны организовать и вести воинский учет сотрудников-мужчин (а при необходимости и женщин, указанных в мобилизационных требованиях). В 2026 году контроль за соблюдением этих требований усилился за счет внедрения Единого реестра воинского учета (ВУ). Ниже приводится подробная инструкция, как именно отдел кадров должен организовать и сопровождать этот процесс.
Назначьте ответственного за воинский учет
- Определите сотрудника. Это может быть кадровик, специалист по персоналу или отдельная должность «специалист по воинскому учету». В штате до 500 человек достаточно одного ответственного; при большем числе создают военно-учетный стол.
- Оформите приказ по форме Т-1 (пример ниже), ознакомьте сотрудника под подпись, включите дополнительную оплату (совмещение по ст. 60.2 ТК РФ).
- Закрепите в должностной инструкции функции:
- прием и учет военных билетов/приписных;
- обновление карточек формы 10 и 18;
- сверка данных с военкоматом;
- ежеквартальная отчетность;
Создайте рабочее место и информационный стенд
В удобном для сотрудников месте (коридор, холл отдела кадров) разместите информационный стенд:
- перечень обязанностей военнообязанного работника;
- образцы заполнения карточек учета;
- график сдачи отчетов в военкомат;
- бланки уведомлений об изменениях (форма 14).
Определите круг лиц, подлежащих учету
На 21 апреля 2026 года воинскому учету подлежат:
- мужчины от 18 до 65 лет (при наличии военной обязанности);
- женщины с военно-учетной специальностью (список утвержден приказом № 400 Минобороны 2024 г.);
- резервисты и лица, пребывающие в запасе.
При приеме на работу кадровик обязан:
- Проверить военный билет (или приписное удостоверение) на предмет:
- наличия отметок о прохождении службы;
- категории годности;
- проставленных печатей и регистрационных номеров.
- Сфотографировать/отсканировать разворот с персональными данными.
- Заполнить карточку формы 10 (электронный аналог в 1С:ЗУП 3.0);
Карточка воинского учета: формы 10 и 18
| Документ | Что содержит | Когда обновлять |
|---|---|---|
| Форма 10 | ФИО, дата рождения, данные военного билета, категория запаса, ВУС | При приеме, изменении данных, призыве |
| Форма 18 | Сводная карточка организации: общее количество военнообязанных, число забронированных, число призывников | Ежеквартально, до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
Автоматизация в 1С:ЗУП
Начиная с релиза 3.0.120 от марта 2026 г. в 1С:ЗУП появились:
- Электронные карточки формы 10 с QR-кодом для онлайн-проверки военкоматом;
- Мастер сверки — автоматически сопоставляет данные с Реестром ВУ;
- Шаблоны писем в военкомат (уведомление о приеме, увольнении, изменении статуса).
Чтобы подключить:
- Меню «Настройки → Воинский учет → Участвовать в реестре ВУ».
- Ввести учетные данные ЕСИА ответственного.
- Настроить периодический обмен — раз в квартал.
Взаимодействие с военкоматом: ключевые даты 2026
| Срок | Действие |
|---|---|
| До 15 января | Представить годовой план мероприятий по воинскому учету |
| До 1 апреля | Сдать сведения по форме 6-ВУ (весенний призыв) |
| До 1 июля | Сверка данных по Реестру, обновление формы 18 |
| До 1 октября | Сдать сведения по форме 6-ВУ (осенний призыв) |
Важно! Даже если военнообязанных в организации нет, необходимо ежеквартально направлять нулевую отчетность — это предотвращает штрафы.
Бронирование и освобождение от призыва
Работодатель может:
- оформить бронь для ключевых сотрудников (по списку Минобороны);
- запросить отсрочку по семейным обстоятельствам или состоянию здоровья.
Для этого:
- Заполните заявление по форме 32-ВУ.
- Приложите приказ о приеме и копию трудового договора.
- Согласуйте в военкомате и внесите сведения в 1С:ЗУП → «Бронирование».
Ответственность и штрафы в 2026
| Нарушение | Штраф (юр. лицо) | Штраф (ответственное лицо) |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа об ответственном | 50 000 ₽ | 3 000–5 000 ₽ |
| Несвоевременная сдача формы 18 | 100 000 ₽ | 5 000–10 000 ₽ |
| Скрытие военнообязанных сотрудников | до 500 000 ₽ | до 50 000 ₽ |
Пошаговый чек-лист для кадровика (ежемесячно)
- Проверить наличие военных билетов у новых сотрудников (в течение 3 дней после приема).
- Обновить карточки формы 10 при изменении ФИО, адреса, семейного положения.
- Сверить сведения с Реестром ВУ через 1С-отчет «Сверка с ГИС ВУ».
- Заполнить Журнал регистрации уведомлений (форма 11).
- Направить электронную копию формы 18 в военкомат за подписью руководителя.
Мини-шаблоны документов
10.1 Приказ о назначении ответственного
ПРИКАЗ № ___ от «___» __________ 2026 г. г. Москва О назначении ответственного за ведение воинского учета Назначить Иванову Марину Сергеевну, специалиста отдела кадров, ответственной за воинский учет сотрудников ООО «Ромашка». Установить надбавку 15 % к окладу за совмещение должностей. Контроль исполнения возложить на начальника отдела кадров Петрова А.А. Генеральный директор ___________ /Иванов И.И./
10.2 Письмо в военкомат (первичное)
В ___________________ (военкомат) от ООО «Ромашка» УВАЖАЕМЫЕ __________________! Настоящим сообщаем, что в ООО «Ромашка» организован воинский учет. Ответственное лицо – Иванова М.С., тел. 8 (495) -23-45-67, e-mail: kadry@romashka.ru. Приложения: Копия приказа о назначении. Список военнообязанных на (форма 18). С уважением, Иванов И.И., генеральный директор
В 2026 году воинский учет в отделе кадров — это не просто формальность, а полноценный процесс, требующий:
- четкого распределения обязанностей;
- автоматизации в 1С:ЗУП и онлайн-взаимодействия с Реестром ВУ;
- ежеквартального аудита и своевременной отчетности.
Соблюдая описанную пошаговую инструкцию, кадровик не только избежит штрафов, но и создаст прозрачную систему учета, удобную как для военкомата, так и для самих сотрудников.