Товарная книга (Книга учёта доходов и расходов‚ КУДиР) — это обязательный учётный документ для большинства предпринимателей и организаций на специальных налоговых режимах. Правильное ведение товарной книги позволяет избежать штрафов и быстро подтвердить свои доходы/расходы при проверке ФНС. Ниже приведён подробный алгоритм‚ как именно ведётся товарная книга в 2026 году.
Содержание
- Кто обязан вести товарную книгу в 2026 году
- Формы КУДиР: бумажная vs электронная
- Структура и обязательные реквизиты
- Пошаговая инструкция заполнения
- Живой пример записи за апрель 2026
- Чек-лист ежеквартальной проверки
- Ответственность за ошибки в 2026 году
Кто обязан вести товарную книгу в 2026 году
| Налоговый режим | КУДиР обязателен? | Особенности |
|---|---|---|
| УСН Доходы | Да | Учитываются только доходы (колонка 4 КУДиР) |
| УСН Доходы-Расходы | Да | Учитываются и доходы‚ и расходы (колонки 4 и 5) |
| Патент (ИП) | Да | Ведётся Книга учёта доходов (упрощённая форма) |
| ЕСХН | Да | Используется КУДиР сельхозтоваропроизводителя |
| ОСНО | Нет | Вместо КУДиР применяется бухгалтерская отчётность |
Важно! С 2023 года товарную книгу не нужно заверять в налоговой. Достаточно прошить и пронумеровать первую и последнюю страницы.
Формы КУДиР: бумажная vs электронная
2.1 Бумажный вариант
- Форма утверждена приказом Минфина России № 135н (обновлён 2023 г.).
- Допускается распечатка из Excel/1С на обычных листах А4.
- Каждая страница скрепляется печатью (при наличии) и подписью ИП или главного бухгалтера.
2.2 Электронный вариант
- Допустим с 2021 года (ФНС разрешила).
- Файл должен быть в формате PDF/A или XML со структурированными данными.
- Электронную подпись ставят каждый квартал‚ но не обязательно каждую запись.
Структура и обязательные реквизиты
КУДиР состоит из титульного листа и трёх разделов.
Титульный лист
- ИНН и ОГРНИП / ОГРН
- ФИО ИП / название организации
- Налоговый режим (указать полностью)
- Адрес места учёта
- Единица измерения: рубли без копеек
Раздел I. Доходы и расходы
- Номер записи, сквозная нумерация с начала года
- Дата и номер документа-основания (чек‚ накладная‚ акт)
- Содержание операции (краткое описание)
- Доходы (руб.)
- Расходы (руб.)
Раздел II. Остаточная ведомость
Заполняется только при УСН «Доходы-Расходы» для расчёта налога.
Раздел III. Остатки денежных средств
Необязателен‚ но рекомендуется для контроля движения денег.
Пошаговая инструкция заполнения
Шаг 1. Открываем книгу на 1 января 2026
На титульном листе ставим дату формирования: .
Шаг 2. Прошиваем и нумеруем
- Печатаем титульный лист и 100 пустых страниц (хватит на год).
- Нумеруем: 1-100.
- На последней странице пишем: «Всего страниц 100»‚ подпись ИП.
Шаг 3. Ежедневное заполнение
- Вносим операции в хронологическом порядке.
- Если оплата поступила 14:31‚ ставим именно эту дату.
- Для оплаты картой достаточно электронного чека из эквайринга.
Последняя запись квартала должна быть подытожена:
Доходы: 1 234 567 руб. Расходы: 987 654 руб.
Живой пример записи за апрель 2026
| № п/п | Дата | Док-основание | Содержание | Доходы‚ руб. | Расходы‚ руб. |
|---|---|---|---|---|---|
| 145 | Приходный кассовый ордер № 45 | Поступление выручки за кофе | 3 500 | ||
| 146 | Счёт-фактура № 123 | Оплата поставщику за зерно | 28 000 |
Чек-лист ежеквартальной проверки
- Нумерация страниц не прерывается.
- Все суммы округлены до рубля.
- Для каждой траты есть первичный документ.
- Подпись ИП стоит на титуле и последней странице.
- Файл-резерв (электронка) сохранён на двух носителях.
Ответственность за ошибки в 2026 году
| Нарушение | Штраф (КоАП РФ) |
|---|---|
| Отсутствие КУДиР | 10 000 руб. (ст. 120 НК) |
| Неверные суммы >10% | 20 000 руб. + доначисление налога |
| Несвоевременное электронное подписание | Предупреждение на первый раз |
С 2023 года вести товарную книгу стало проще: налоговая не требует заверения‚ допускаются электронные форматы и упрощённое оформление для патентщиков. Главное — соблюдать хронологию‚ документальность и квартальные итоги. Следуя представленной инструкции‚ вы полностью исключите риск штрафов в 2026 году.
Дата актуализации: 14:31