Для чего нужен запрос в архив образования
Образовательный архив хранит:
- аттестаты, дипломы и приложения к ним;
- учебные планы, зачётные книжки, ведомости;
- приказы о зачислении, отчислении, переводе;
- личные дела студентов и учащихся.
Эти документы понадобятся при:
- оформлении пенсии (подтверждение стажа учёбы в ПТУ, техникуме, вузе);
- смене фамилии (для сопоставления записей);
- восстановлении утерянного аттестата или диплома;
- эмиграции/нострификации (для иностранных организаций).
Пошаговая инструкция оформления
Шаг 1. Определите «своего» архива
| Тип образования | Куда обращаться |
|---|---|
| Школа, техникум, колледж | Госархив субъекта РФ или муниципальный архив по месту нахождения учебного заведения |
| Вуз (университет, академия) | Центральный государственный архив научно-технической документации (ЦГАНТД) региона или архив самого вуза |
| Ликвидированное учебное заведение | Госархив, куда передали документы после ликвидации |
Адрес и телефон архива уточняйте на официальном портале архивов России.
Шаг 2. Подготовьте пакет документов
- Паспорт заявителя (копия + оригинал для сверки).
- Документ подтверждающий родство/доверенность, если запрос подаётся за третье лицо.
- Точные данные об образовательном учреждении:
- полное наименование на момент окончания;
- адрес;
- годы обучения;
- факультет/специальность;
- номер группы или студенческого билета (если известен).
- Цель запроса (пенсия, восстановление, нострификация и т.д.).
Шаг 3. Заполните заявление
Форма бесплатно доступна на сайте архива или в приёмной. Заполняется печатными буквами без сокращений.
Образец заявления
Директору ГАУК «Государственный архив Свердловской области» 620000, г. Екатеринбург, ул. Вайнера, 15 от Иванова Ивана Ивановича 623100, г. Нижний Тагил, ул. Ленина, 10, кв. 5 тел. +7 -12 345-67-89 e-mail: ivanov@mail.ru ЗАЯВЛЕНИЕ о предоставлении архивной справки Прошу предоставить справку о периоде обучения Петровой Марины Сергеевны (дата рождения ) в Свердловском политехническом колледже № 12 по специальности «Парикмахерское искусство» с по . Цель: подтверждение стажа для оформления пенсии. Желаемый формат: архивная справка свободной формы на бланке архива. Приложения: Копия паспорта заявителя (2 стр.). Копия свидетельства о браке (заявитель, муж Петровой). «22» апреля 2026 г. ________________ /Иванов И.И./
Способы подачи
- Лично, на приёме архива, время работы: пн-чт 9-17, пт 9-16 (перерыв 13-14).
- Почтой — заказное письмо с уведомлением и описью вложения.
- Электронно — через Госуслуги или электронную приёмную архива (скан заявления + сканы паспорта).
Сроки и стоимость
| Вид услуги | Срок | Стоимость, ₽ |
|---|---|---|
| Справка о периоде обучения (соц. нужды) | 15 раб. дней | бесплатно |
| Копия аттестата/диплома | 30 раб. дней | 39 ₽ за 1 лист А4 |
| Срочное изготовление (1-3 дня) | 1-3 раб. дня | 300 ₽ + 39 ₽/лист |
Частые ошибки
- Неточное название учебного заведения. Проверьте через реестр Минобрнауки.
- Отсутствие цели запроса. Архив запрашивает обоснование.
- Ошибка в датах. Указывайте только достоверные годы.
- Неправильный архив. Документы могут храниться в вузе, а не в региональном архиве.
Полезные контакты
- Единая справочная архивов РФ: ###-###-#### (звонок бесплатный).
- Портал «Госуслуги» → категория «Архивные справки».
- Email для консультаций: info@arhiv.ru
Запомните: чем точнее ваш запрос, тем быстрее получите документ!