Что относится к персональным данным в трудовых отношениях
Персональные данные (ПДн) – это любая информация, позволяющая прямо или косвенно идентифицировать работника.
В трудовых отношениях к ним относятся:
- паспортные данные, адрес, телефон, СНИЛС, ИНН;
- копии документов о трудовой деятельности (трудовая книжка, СТД-Р);
- приказы о приёме, переводе, увольнении;
- справки о доходах (2-НДФЛ, 182-н);
- медицинские заключения, анкеты, автобиографии;
- видеозаписи с камер наблюдения, установленных в офисе.
Нормативная база в 2026 году
Ключевые акты, которыми руководствуется работодатель:
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – основной закон.
- Трудовой кодекс РФ, глава 14 (ст. 86, 87, 89).
- Федеральные законы № 420-ФЗ и 421-ФЗ от – изменения в КоАП, ужесточившие ответственность.
- Постановления Роскомнадзора и методические рекомендации 2025–2026 гг.
Кто отвечает за хранение ПДн внутри компании
Ответственный за организацию обработки ПДн назначается приказом руководителя.
Если такого сотрудника нет, обязанность переходит к руководителю (п. 2 ст. 5 152-ФЗ).
- следит за сроками и условиями хранения;
- ведёт реестр операций с ПДн;
- оформляет доверенность и NDA с каждым сотрудником, имеющим доступ к ПДн.
Сроки хранения основных категорий документов
| Вид документа | Минимальный срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении | 75 лет |
| Заявления о трудоустройстве/увольнении, автобиографии, рекомендации | 3 года |
| Кадровые приказы (о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях) | 5 лет |
| Форма СТД-Р и сведения о стаже | 50 лет |
| Видеозаписи с камер наблюдения | 30 календарных дней, если инцидент не зафиксирован |
Технические и организационные меры защиты
Организационные меры
- утвердить политику обработки ПДн – локальный акт;
- составить перечень обрабатываемых ПДн с указанием целей;
- подписать согласие работников на обработку и хранение;
- ограничить доступ к хранилищам «нуждаемость имеющих»;
- ежегодно проводить инвентаризацию ПДн.
Технические меры
- шифрование файлов и каталогов;
- резервное копирование в течение 6 часов после изменений;
- двухфакторная аутентификация для доступа к информационным системам;
- журналирование событий доступа к ПДн (хранить не менее 3 лет).
Уничтожение персональных данных
По достижении срока хранения или при отзыве согласия работником данные подлежат уничтожению в течение 30 календарных дней.
Методы уничтожения:
- физическое разрушение носителей (измельчение, шредер);
- программное стирание (по ГОСТ 50739-2024).
Акт об уничтожении составляется в произвольной форме, подписывается ответственным лицом и хранится не менее 5 лет.
Как предоставить работнику доступ к своим ПДн
Статья 89 ТК РФ гарантирует работнику право получить бесплатные копии всех документов, содержащих его ПДн.
Процедура:
- работник подаёт заявление на имя работодателя;
- ответственный за ПДн готовит копии в течение 3 рабочих дней;
- выдача оформляется под роспись или направляется по e-mail при наличии согласия на электронную форму.
Ответственность за нарушения
| Вид нарушения | Вид ответственности | Размер санкций (руб.) |
|---|---|---|
| Нарушение сроков/условий хранения | Административная (КоАП, ст. 13.11) | 50 000 – 500 000 |
| Разглашение ПДн | Дисциплинарная (увольнение по ст. 81 ТК РФ) и уголовная (ст. 137 УК РФ) | до 300 000 или лишение свободы до 2 лет |
| Неуведомление Роскомнадзора | Административная | 20 000 – 70 000 |
Контрольный чек-лист для работодателя
- □ Назначен ответственный за ПДн (приказ + инструкция).
- □ Составлен и утверждён перечень обрабатываемых ПДн.
- □ Уведомление в Роскомнадзор подано/обновлено 2026 г.
- □ Заключены NDA с каждым сотрудником, имеющим доступ к ПДн.
- □ Проведена инвентаризация ПДн 2026 г.
- □ Установлены технические меры: шифрование, резервное копирование, логирование.
- □ Подготовлены акты уничтожения устаревших ПДн.
В 2026 году требования к хранению персональных данных стали жёстче: увеличились штрафы, расширился перечень документов, усилился контроль Роскомнадзора.
Работодателю достаточно следовать вышеуказанному алгоритму, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств.