С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что при приёме на работу теперь практически всегда достаточно одного документа — формы СТД-Р; Чтобы не запутаться в новых правилах, собрали подробную инструкцию: что предоставлять, где взять и как не допустить ошибок.
Что такое ЭТК и как она хранится
- ЭТК — это сведения о трудовой деятельности сотрудника, которые хранит Российский социальный фонд (РСФ) в электронном виде.
- Информацию в РСФ передают работодатели через ежемесячную отчётность ЕФС-1.
- Доступ к актуальным сведениям работник получает в личном кабинете на Госуслугах, через Работай в России или в МФЦ.
Главное отличие от бумажной трудовой книжки: физического документа в руках у работника нет, а вся история «записана» в базе РСФ.
Какие документы нужны при приёме на работу
Итак, сотрудник утверждает, что у него электронная трудовая книжка. Что вы, как работодатель, обязательно должны получить?
| Название документа | Форма/способ получения | Когда нужно |
|---|---|---|
| СТД-Р | PDF-файл из Госуслуг, МФЦ или Работай в России | Обязательно при первом трудоустройстве |
| Заявление о переходе на ЭТК (если раньше был бумажный вариант) | Форма, утверждена Минтрудом 713н | Только если сотрудник отказывался от ЭТК в 2025 г., а теперь решил перейти |
| Бумажная трудовая книжка | Физический документ | Только при условии, что работник до 2026 года не перевёл запись в электронный вид |
Важно: если гражданин трудоустраивается впервые после , у него формируется исключительно ЭТК, и никакой бумажной книжки никогда не было.
Как получить форму СТД-Р за 5 минут
Способ 1. Через Госуслуги
- Авторизуйтесь на gosuslugi.ru.
- В поиске введите «Сведения о трудовой деятельности».
- Выберите «Получить справку СТД-Р» → сформируйте и скачайте PDF.
Способ 2. Через портал «Работай в России»
- Войдите по Госуслугам → раздел «Сотрудник» → «СТД-Р».
Способ 3. В МФЦ
При себе иметь паспорт и СНИЛС. Справку выдают на месте или отправляют на электронную почту.
Алгоритм действий кадровика или ИП
Шаг 1. Проверьте, есть ли у нового сотрудника бумажная книжка
Спросите напрямую: «У вас сохранилась бумажная трудовая книжка?».
Шаг 2. Запросите СТД-Р
Дайте сотруднику ссылку на Госуслуги или примите PDF/распечатку из МФЦ.
Шаг 3. Проверьте актуальность сведений
- ФИО, дата рождения, СНИЛС совпадают с паспортом.
- Есть ли последняя запись об увольнении? Если нет, запросите дополнительные документы (справку 182н, трудовой договор с прежним работодателем).
Шаг 4. Оформляем приказ и трудовой договор
Отдельных «электронных» форм приказа не существует: используйте привычные Т-1 или Т-1а, внося сведения о приёме на работу.
Что делать, если сотрудник менял мнение
До 2026 года действовал переходный период: человек мог выбрать бумажный вариант, а потом передумать.
- Берём бумажную книжку (если она у него есть).
- Делаем запись о приёме на работу от руки, заверяем подписью и печатью.
- Вносим сведения в журнал учёта движения трудовых книжек.
- Получаем заявление о переходе на ЭТК (форма утверждена Приказом 713н).
- Отправляем данные в РСФ через ЕФС-1 до 15 числа следующего месяца.
Частые ошибки работодателей
- Ошибка 1: требуют «принести бумажную трудовую книжку» у сотрудников, которые уже в ЭТК-системе.
- Ошибка 2: не сверяют СТД-Р с паспортом и СНИЛС.
- Ошибка 3: забывают подать ЕФС-1 после приёма/увольнения.
Краткий чек-лист для HR
- Спросить: «ЭТК или бумага?»
- Получить СТД-Р (PDF или МФЦ).
- Сверить данные.
- Оформить приказ и трудовой договор.
- Отправить ЕФС-1 в РСФ в срок до 15-го числа следующего месяца.