Дата актуализации: 23 апреля 2026 г.

Что такое «электронный паспорт ПДН»

Электронный паспорт ПДН — это внутренний документ организации, который систематизирует сведения о персональных данных, которые компания обрабатывает. Сокращение «ПДН» расшифровывается как «персональные данные». Паспорт не имеет единой государственной формы; его разрабатывает сама компания, но обязан включить в него 19 обязательных блоков, перечисленных в ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ.

Зачем он вообще нужен

1. Контролирующие органы (Роскомнадзор, прокуратура, Роспотребнадзор) запрашивают паспорт при проверке.
2. Клиенты и партнёры могут требовать документ для подтверждения надёжности обработки данных.
3. Внутренний аудит. Без паспорта невозможно понять, где, как и кто имеет доступ к персональным данным.
4. Минимизация штрафов. В 2025 г. средний штраф за отсутствие паспорта ПДН составил 50 000–100 000 ₽ на ИП и 300 000–500 000 ₽ на юрлицо.

Содержание электронного паспорта ПДН

Вот обязательные блоки, которые должен содержать ваш документ:

• наименование и ОГРН организации;
• название и описание информационной системы (ИС), в которой хранятся данные;
• категории субъектов (сотрудники, клиенты, поставщики и т.д.);
• виды персональных данных (ФИО, телефон, паспорт, биометрия, cookies, геолокация);
• цели обработки (доставка, маркетинг, бухгалтерия);
• правовое основание (ст. 6 152-ФЗ, договор, согласие);
• условия обработки (срок хранения, место хранения, способ уничтожения);
• меры защиты (шифрование, антивирус, двухфакторка, журнал аудита);
• список лиц, имеющих доступ (ФИО, должность, основание);
• адрес сервера, ИНН хостинг-провайдера или облачной площадки;
• наличие трансграничной передачи (если сервер за рубежом);
• сведения о согласии/отказе субъекта;
• номер приказа о назначении ответственного за защиту ПДН;
• ссылки на локальные акты: Политика обработки, Политика cookies, Регламент ИТБ;
• дата и номер версии паспорта;
• ФИО и подпись руководителя/ответственного;
• дата следующего пересмотра (не реже 1 раза в 3 года или при изменении системы).

Когда паспорт нужно обязательно обновить

После 30 мая 2025 г. вступили в силу поправки к КоАП РФ: за утечку или неточные сведения в паспорте ПДН штрафы выросли в 2–5 раз. Обновлять документ нужно:

• немедленно, если добавили новую информационную систему;
• в течение 10 рабочих дней, если изменились:
  • состав обрабатываемых данных (например, стали собирать СНИЛС);
  • сервер или хостинг-провайдер;
  • персонал, имеющий доступ;
  • сроки или цели хранения.
• ежегодно, если ваша компания обрабатывает биометрические или специальные категории данных (здоровье, религия).

Шаблон электронного паспорта ПДН

 
<h3>Паспорт ПДН №2026/04</h3> 
<p><b>Организация:</b> ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1167746498765</p> 
<p><b>Информационная система:</b> CRM «Битрикс24»</p> 
<p><b>Категория субъектов:</b> клиенты интернет-магазина</p> 
<p><b>Данные:</b> ФИО, телефон, адрес доставки, e-mail</p> 
<p><b>Цель:</b> оформление заказа, доставка товаров</p> 
<p><b>Хранение:</b> 5 лет с момента последнего заказа</p> 
<p><b>Сервер:</b> ООО «Хостинг-Центр», ИНН 7712345678, Москва</p> 
<p><b>Меры защиты:</b> TLS 1.3, шифрование AES-256, журнал аудита</p> 
<p><b>Ответственный:</b> Иванова Мария Сергеевна, ИТ-директор</p> 
<p><b>Дата составления:</b> </p> 
<p><b>Подпись:</b> Иванова М.С. ____________</p> 

Как внедрить паспорт за 1 день

1. Скачайте шаблон Excel или Google Sheets с 19 колонками (каждая = блок паспорта).
2. Заполните строку за каждую ИС/категорию данных. Если данных много, делайте отдельные листы.
3. Впишите последнюю редакцию локальных актов: приказы, политики.
4. Экспортируйте в PDF, подпишите электронной подписью руководителя.
5. Загрузите в защищённое хранилище (Bitrix24.Drive, Яндекс.Диск для бизнеса) и ограничьте доступ только ответственным;
6. Отправьте копию в Роскомнадзор через Электронную приёмную при первом запросе.

ТОП-5 ошибок, за которые штрафуют

Чек-лист: готов ли ваш паспорт к проверке

• ✅ 19 обязательных блоков заполнены.
• ✅ Есть ссылки на актуальные приказы и политики.
• ✅ Подписан директором или ИТ-директором.
• ✅ Версия не старше трёх лет.
• ✅ Отдельный паспорт на каждую ИС и категорию данных.
• ✅ Сохранён в защищённом хранилище с журналом доступа.

Электронный паспорт ПДН — не просто формальность, а инструмент, который позволяет:

• избежать штрафов до 500 000 ₽;
• быстро отвечать на запросы клиентов «Где мои данные хранятся?»;
• быть готовым к внеплановой проверке Роскомнадзора.

Главное — не забывать актуализировать паспорт при любом изменении системы или данных. Тогда рисков не будет, а доверие клиентов и контролёров вырастет.