Актуальность: актуализировано 22 апреля 2026 г.

Общие положения

1.1. Документовед детского дошкольного учреждения относится к категории специалистов‚ непосредственно подчиняется заведующему и входит в административно-управленческий аппарат.

1.2. Назначение на должность и освобождение от неё производится приказом заведующего по согласованию с учредителем (муниципальным органом управления образованием).

1.3. Режим работы: пятидневная рабочая неделя‚ продолжительность 40 часов (08:00–17:00 с перерывом 12:00–13:00).

1.4. Подотчётность: контроль качества ведения документации осуществляет государственная инспекция по контролю в сфере образования и орган опеки и попечительства.

Квалификационные требования

• Образование: среднее профессиональное или высшее по направлению «Документационное обеспечение управления»‚ «Педагогика»‚ «Психология»‚ «Право»‚ «Информационные системы».
• Опыт работы: не менее 1 года в сфере делопроизводства или образовательных учреждений.
• Необходимые знания:
  • Федеральные законы: № 273-ФЗ «Об образовании в РФ»‚ № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях»;
  • ФГОС ДО‚ СанПиН 2.-13‚ Приказ Минобрнауки № 2/536 от ;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело».
• Личные качества: внимательность‚ ответственность‚ стрессоустойчивость‚ конфиденциальность‚ навыки работы с детьми и персоналом.
• ПК-навыки: 1С:Документооборот‚ МЭДО‚ Госуслуги.Детский сад‚ MS Office‚ Google Workspace‚ электронно-цифровая подпись (ЭЦП);

Функциональные обязанности

Организация документооборота

1. Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции (физической и электронной).
2. Формирование и контроль исполнительской дисциплины: регистрация поручений заведующего‚ контроль сроков.
3. Обеспечение штатного расписания (приказы о приёме‚ увольнении‚ переводе‚ отпусках).
4. Своевременное оформление личных дел сотрудников и детских дел (медицинские карты‚ договоры‚ заявления родителей).

Учёт контингентов

• Ведение электронной базы детей (ФИО‚ дата рождения‚ группы‚ сведения о родителях‚ льготы‚ аллергии).
• Сверка данных с ФИС «Госуслуги.Детский сад» и порталом mos.ru (для Москвы) ежедневно.
• Формирование отчётности в Министерство образования (форма № 78-ДО‚ СВЕД-1‚ СВЕД-2).

Лицензионно-разрешительная документация

3.3.1. Подготовка пакетов на продление лицензии (еже5летие) в Рособрнадзор:
• заявление;
• учредительные документы;
• сведения о кадрах;
• заключения СЭС и пожнадзора.

Протокольная деятельность

1. Ведение протоколов общих собраний родителей‚ педагогического совета‚ Совета психолого-педагогического сопровождения.
2. Составление стенограмм‚ подготовка проектов приказов по итогам совещаний.

Архив и хранение

• Организация перевода бумажных дел в электронный вид (сканирование с OCR-распознаванием).
• Формирование архивного фонда по срокам хранения (1 год‚ 5 лет‚ 75 лет – медицинские карты).
• Взаимодействие с ГКУ «Госархив» при передаче документов на государственное хранение.

Права

• Получать от руководства и сотрудников достоверную информацию и документы‚ необходимые для исполнения обязанностей.
• Вносить предложения по совершенствованию документооборота‚ внедрению электронных сервисов.
• Подписывать внутренние служебные документы в пределах своей компетенции.
• Проходить курсы повышения квалификации не реже 1 раза в 3 года за счёт организации.

Ответственность

Условия труда

• Рабочее место: отдельный кабинет площадью не менее 6 м² с вентиляцией‚ кондиционером‚ сейфом для хранения персональных данных.
• Мебель: компьютерное рабочее место‚ стеллажи для дел‚ огнестойкий шкаф 1-го класса (ГОСТ Р 50862-2012).
• Инструменты: МФУ‚ ламинатор‚ брошюровщик‚ дататор‚ штампы «Входящий»‚ «Исходящий»‚ «Копия верна».
• Охрана труда: обязательное ежегодное обучение по ТБ‚ электробезопасности‚ защита информации.

Процедура оценки эффективности

1. Количественные показатели:
   • 0 ошибок в отчётности в течение года;
   • 100 % документов передано в архив в срок;
   • внедрён электронный документооборот до .
2. Качественные показатели: удовлетворённость родителей (опрос > 80 %)‚ отсутствие жалоб в Рособрнадзор.

Примеры типовых документов

• Входящий: заявление родителя о приёме ребёнка в группу кратковременного пребывания.
• Исходящий: согласие на обработку персональных данных (приложение к договору).
• Внутренний: служебная записка о замене воспитателя на время отпуска.
• Приказ: № 45/26 от «О зачислении детей в подготовительную группу».

Нормативно-правовые акты и шаблоны

Ссылки на официальные ресурсы:

• Минпросвещения РФ
• ФГИС «БУС» – банк шаблонов приказов
• Библиотека образовательных документов

Документовед в детском саду, ключевой специалист‚ обеспечивающий правовую безопасность учреждения‚ конфиденциальность персональных данных и взаимодействие с органами надзора. Качественное ведение документации — это основа стабильной работы всего коллектива и комфортного пребывания детей.

Соблюдайте инструкцию — обеспечьте безупречный документооборот!