Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно вести учёт сроков годности (СГ) лекарственных средств (ЛС) на аптечном складе, какие документы и системы используются, а также как проводить тест‑проверку (аудит) соответствия этим требованиям.

Правовое основание и нормативные документы

• Рекомендация Коллегии Евразийской экономической комиссии (ЕЭК) от г. Дата истечения срока годности указывается в формате ММ.ГГГГ или ММ/ГГГГ. Датой считается последний день указанного месяца.
• Отраслевой стандарт «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях» (15 мая 2011 г., № 58328). Обязывает вести журнал учёта сроков годности для всех препаратов со сроком до 2 лет, считая текущий год.
• Приказ Минздрава РФ от № 706н «Правила хранения лекарственных средств». Устанавливает требования к условиям хранения и документированию.
• Система маркировки «Честный знак». Приёмка, продажа и отслеживание СГ осуществляется в единой информационной системе, где дата берётся из QR‑кода или из данных упаковки.

Почему могут возникать расхождения дат

На упаковке ЛС срок годности может отличаться от того, что указано в системе «Честный знак». Это происходит, когда:

1. Дата на упаковке написана в неверном формате (например, без указания последнего дня месяца).
2. При выгрузке данных в систему была допущена ошибка ввода.
3. Препарат был переупакован, а новые этикетки не прошли проверку.

Можно ли реализовывать такие препараты? Да, но только после согласования с поставщиком и подтверждения правильности даты в системе. При отсутствии согласования препарат считается недоброкачественным и подлежит утилизации.

Основные документы учёта СГ

Процедура учёта СГ на складе

4.1 Приёмка товара

1. Сканировать QR‑код «Честный знак» и сравнить дату в системе с датой, указанной на упаковке.
2. Если даты совпадают – заносить данные в Ведомость выборки и формировать Инвентарную карточку.
3. При расхождении – оформить акт расхождения и запросить уточнение у поставщика.

4.2 Хранение

• Соблюдать температурный режим, указанный в Приказе № 706н.
• Размещать препараты по принципу FIFO (First In – First Out), т.е. сначала использовать те, у которых срок заканчивается раньше.
• Регулярно проводить инвентаризацию (не реже 1 раз в квартал) с проверкой соответствия реального СГ и данных в системе.

4.3 Отгрузка и продажа

1. Перед отгрузкой сканировать код, проверить, что текущая дата ≤ последнему дню месяца СГ.
2. Внести запись в Журнал учёта СГ (строка: дата, артикул, партия, СГ, количество).
3. При реализации продукции с остаточным сроком менее 30 дней – оформить документ о реализации с уценкой (по требованиям отраслевого стандарта).

Как проводится тест‑проверка (аудит) учёта СГ

5.1 Цели теста

• Подтвердить соответствие фактического состояния запасов требованиям законодательства.
• Выявить нарушения в процессах приёмки, хранения и реализации.
• Оценить эффективность работы информационной системы «Честный знак».

5.2 Этапы теста

5.3 Критерии успешного прохождения теста

• Не менее 95 % проверенных позиций соответствуют данным в системе.
• Отсутствие препаратов с истёкшим сроком в активных запасах.
• Все записи в журнале учёта СГ подписаны и датированы.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты на упаковке. В этом случае дата берётся из сопроводительных документов, но перед приемкой необходимо запросить подтверждающий документ у поставщика.
• Неправильный формат даты. При вводе в систему проверять, чтобы в поле было ММ.ГГГГ, а система автоматически рассчитывала последний день месяца.
• Игнорирование остаточного срока (<30 дней). Такие позиции следует либо списать, либо реализовать по уценке в течение 7 дней.
• Отсутствие электронного архива. Хранить электронные копии актов и журналов в облачном хранилище не менее 5 лет.

Практические рекомендации

1. Внедрить автоматический скрипт проверки в системе «Честный знак», который каждый день будет сравнивать текущую дату с датой истечения срока и формировать список «критических» позиций.
2. Обучить персонал работе с QR‑кодами и правилам ведения бумажного журнала.
3. Проводить ежемесячный внутренний тест по сценарию, описанному в разделе 5, чтобы своевременно выявлять отклонения.
4. Заключать с поставщиками договоры, предусматривающие обязательную проверку и согласование дат перед отгрузкой.

Учёт сроков годности лекарственных препаратов – фундаментальная часть контроля качества в аптечной сети. Правильное оформление журнала учёта СГ, использование системы «Честный знак» и регулярный тест‑аудит позволяют минимизировать риски реализации просроченных препаратов, обеспечить безопасность пациентов и избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов;

Дата публикации: